ERP HABER – Dumankaya İnşaat, Microsoft Dynamics ERP ile maliyetlerini düşürdü. Müşteri memnuniyetini en önemli kriter olarak gören DUMANKAYA, bilgi teknolojilerini kullanarak tüm kurumsal süreçlerini tek bir platformdan yönetiyor. Finansman maliyetlerini düşüren, proje yönetiminde kontrol sağlayan, satış süreçlerini aktivite bazlı izleyen DUMANKAYA, her yeni inşaatında tasarruf sağlıyor.
İnşaat sektörünün önemli oyuncularından DUMANKAYA, inşaat projelerinin maliyetini daha detaylı ve yakından takip etme konusunda arayış içine girdi. Oluşan maliyetleri en alt detayı ile görebilmek için, her departmanın iş süreçlerini yönetebilecek, kolay kullanılacak ve yapılan yatırımı hızlı geri döndürecek bir yazılım ihtiyacı ortaya çıktı. Kendilerine özel iş süreçlerini en hızlı ve kolay olarak, Microsoft Dynamics platformunda geliştirebileceklerini gören DUMANKAYA, arayışını Microsoft Dynamics AX lehinde sonuçlandırdı. Tüm proje yönetimi, maliyet denetimi ve finansman ihtiyaçlarını AX içinde yöneten firma, yeni projelerinin satış süreçlerinde ise Microsoft Dynamics CRM kullanmaya karar verdi.
Türk inşaat sektörünün deneyimli, dinamik ve yenilikçi kuruluşlarından biri olan DUMANKAYA, 1963 yılından beri pek çok konut projesine imza atarak binlerce aileyi daire sahibi yapmıştır. Hem kent içi hem kent çevresinde gelişmekte olan yeni yerleşim birimlerinde önemli projelere imza atmıştır. Bunlar arasında Gizli Bahçe Konakları, Dragos Drive, Yenişehir Evleri, Akdeniz Evleri, Trend, Kelebek Vadisi Evleri, Minimal, Dizayn, Flex, Vizyon, Cadde, Modern, Adres projeleri sayılabilir. Ikon, Ritim İstanbul, Modern Vadi, Dumankaya Miks, Konsept Halkalı, Flex, Akdeniz Evleri, Konsept Halkalı, Trend Ekstra ve Manzara Konakları gibi projeler DUMANKAYA’nın Türk insanına sunduğu “yenilikçi yaklaşımın” en somut göstergeleridir.
Şirket Profili
Türk inşaat sektörünün deneyimli, dinamik ve yenilikçi kuruluşlarından biri olan Dumankaya, 1963 yılından beri pek çok konut projesine imza atarak binlerce aileyi daire sahibi yapmış, ayrıca çeşitli eğitim kurumları ve ticaret merkezleri inşa etmiştir.
Ticari Durum
Sürekli büyüyen projelerle birlikte, merkezden inşaatları yönetmek giderek zorlaşmıştır. Projelerin plana uygunluğu, gerçekleşen maliyetleri, yaşanan sorunları merkezden görmenin önemini bilen Dumankaya, farklı birimlerin bir arada kullanabileceği bir çözüm arayışına girmiştir
Çözüm
Microsoft Dynamics AX ve Microsoft Dynamics CRM
Faydalar
• Satış Öncesi Aktivitelerin Belirlenmesi ve Kontrolü
• Artan Raporlama Etkinliği
• Artan Satış Hızı
• Satış Sonrası Hizmetlerin Yönetimi
• Müşteri Talebini Algılamak ve Doğru Proje Üretmek
• Pazarlama Maliyetlerinde Düşüş
• İnşaat, Satış ve Çağrı Merkezleri Arasında Artan Koordinasyon
• İnşaat Maliyetlerinin Kontrolü
Ticari Durum
DUMANKAYA, sürekli büyüyen projelerle birlikte, merkezden inşaatları yönetmekte sorunlar yaşamaya başlamıştı. Projelerin plana uygun yürütülmesi, fiili maliyetlerin anlık görülmesi, şantiyelerdeki sorunların erken fark edilmesinin önemini bilen DUMANKAYA, farklı birimlerin bir arada kullanabileceği bir çözüm arayışına girdi. Proje yönetimi, satın alma, nakit akışı, satış, finans ve mali işler süreçlerini üzerine alabilecek esnek, kurulması ve değişen süreçlere uyum sağlaması kolay, kullanıcı dostu bir yazılımı hedefleyen grup, Microsoft Dynamics AX tanıtımını aldıktan sonra aradığını bulduğuna inandı.
Çözüm Detayı
Microsoft Dynamics AX ile önce muhasebe süreçlerini devreye alan DUMANKAYA, paralel olarak tüm müşteri kartlarını da Microsoft Dynamics CRM’e girmeye başladı. Zaman içinde Dynamics AX üzerinde proje yönetimi, nakit akışı, hakediş takibi, tedarikçi değerlendirmesi, satın alma talep yönetimi, kredi yönetimi çözümleri devreye alındı. CRM kurulumunda ise önce satış öncesi aktiviteler, daha sonra çağrı merkezi ve son olarak da satış sonrası hizmetler projeye dahil edildi. Özellikle hukuki işlemler, ev sahibi istek ve şikâyetleri, teslim sonrası satış ve kiralama hizmetleri gibi genişletilmiş CRM kullanımı ile başta hedeflenenden çok daha geniş bir kapsama ulaşıldı.
Faydalar:
Satış Öncesi Aktivitelerin Otomatik Kontrolü
DUMANKAYA projelerine ilgi duyan ve satış ofislerini ziyaret eden herkes CRM veritabanına işlenmekte ve ileride önemli olabilecek bilgiler sisteme girilmektedir. Çağrı merkezi ile entegre olan sistem, müşteri adayları ile telefonla yapılan iletişimleri de sisteme eklemekte. Potansiyel müşteri olarak belirlenen kişiler için belli aşamalarda yapılması gereken aktiviteler sistem tarafından belirleniyor ve zamanında gerçekleştirilmesi için hem kullanıcıları hem yöneticilerini uyarıyor. CRM ile takip edilmeye başlanmasından sonra, satış gerçekleşmeden önce yapılan aktivite sayısı ile satış personelinin performansı arasında bir korelasyon gözlemlenmiş. Bu nedenle potansiyel müşteri ile yapılması gereken toplam aktivite sayısı hedefi konmuş ve bu hedefler takip edilmeye başlanmış.
Artan Raporlama Yetkinliği
İş süreçlerinin tek platforma taşınması ile birlikte, veritabanında çok önemli bilgiler birikmeye başladı. Artık çok farklı açılardan mevcut durum izlenebiliyor. İnşaat grubu, gerçekleşen maliyetlerini görmek için çoğu zaman muhasebeden istekte bulunur ve bundan 4-5 gün sonra gelen raporları incelerdi. Ancak AX projesi sonrasında, her an bu maliyetleri inceleyebilmekteler. Üst yönetim proje planından sapmalar olduğunu her an görebilmekte. Ayrıca satış aktiviteleri ve müşteriler konusunda satış temsilcilerinin kendi tuttukları ve ayrıldıklarında bulunamayan Excel dosyalarının yerini CRM ortak veritabanı aldı. Projelerle ilgili tüm bilgiler sistemde olduğu için klasörler de ortadan kalktı. Hem satış temsilcileri hem müşteriler her türlü bilgiyi tek bir ekrandan görebiliyor ve bilgi edinebiliyorlar.
Artan Satış Hızı
CRM’de biriken aktivite kayıtlarına bakarak, müşteri bazında veri girişi arttığı zaman satış süresinin kısaldığı ortaya çıkmış. Bir projeye başladığında sistemde öncelikli olarak bir proje ana kaydı yaratılmakta. Proje ismi, içerdiği konutlar, konutların özellikleri, tahmini fiyatları ve hedeflendiği müşteri kitlesi sisteme tanıtılıyor. Bu bilgilerden pazarlama listeleri oluşturuluyor. Projenin özellikleri ile müşteri profili eşleştirilerek pazarlama listeleri hazırlanmakta. İnşaat henüz başlamadan bu listeye yapılan duyurular ile satış işlemleri başlatılmakta. Belli bir indirim oranı ile sunulan bu teklif, bu listedeki eski müşteriler tarafından oldukça rağbet görüyor. Toplam konut adedinin %10 ila %20’si bu CRM veritabanındaki mevcut müşteriler tarafından satılıyor. Böylece hem reklam giderleri azalıyor hem de yeni başlayan projeler için finansman kaynağı yaratılmış oluyor.
Satış Sonrası Hizmetler
DUMANKAYA projeleri başladığı andan itibaren çok rağbet görüyor. Bu nedenle projeler bitmeye yaklaştığında çok önceden alım yapmış konut sahipleri ile temasa geçilmesi ve gerekli tapu, su, elektrik ve doğalgaz abonelikleri için işlemlerin başlatılması gerekmekte. CRM kurulumu üzerinde tanımlanan iş akışları ile bu süreçler otomatik yönetilmekte, sonrasında ise toplu e-posta ve kısa mesaj gönderimleri yapılmakta. Eksik belgeler sistemden alınan raporlarla belirlenip ilgili kişilere uyarılar gönderilmekte.
Tüm bu işlemler CRM’e kaydedilip, geçmiş performans ile mevcut performans karşılaştırılarak, hizmet seviyesinin yükselmesine çalışılıyor.
Müşteri Talebini Algılamak ve Doğru Projeler Üretmek
Tüm yapılan müşteri görüşmelerinde, ziyaretçilerin ne tarz daire istedikleri, ihtiyaç duydukları toplam m2, ayırdıkları toplam bütçe ve demografik bilgileri CRM sistemine girilmekte. Bu bilgiler iş geliştirme açısından da çok önemli veri sağlıyor. Farklı demografik özelliklerdeki müşterilerin beklentileri ölçümlenerek, bu beklentilere uygun projeler hazırlanıyor. Gerek konsept, gerekse bütçe aralığında farklı müşteri segmentleri ortaya çıkartılarak buna uygun projeler geliştiriliyor. İlk baştan bu beklentilere göre projeler üretildiği için, hem satış maliyetleri düşüyor hem de müşteri memnuniyeti artıyor.
Düşen Pazarlama Maliyetleri
Gerek projelerin doğru oluşturulması, gerekse mevcut müşteri veritabanına yapılan duyurularla konutların önemli bir bölümünün genel lansman yapılmadan satılmakta. Normalde toplam proje bedelinin %6’sı ile %7’si arasında değişen pazarlama giderlerinde önemli tasarruf sağlanıyor
İnşaat, Satış ve Çağrı Merkezi Birimleri Arasında Koordinasyon
İnşaat projelerini yönetmek için kullanılan Microsoft Dynamics AX ile satış operasyonlarının takibi için kullanılan CRM arasında sağlanan entegrasyon çalışan verimliliğini arttırmış durumda. Müşteri ile görüşmeler yapıldıktan sonra, ödeme planı CRM’e girilmekte. Bu veriler AX veritabanına da aktarılıyor. Bu ödeme bilgilerine göre AX içinde nakit akışı raporları hazırlanıyor. Ayrıca bazı müşterilerin aldıkları banka kredileri, projelerin belli safhalara geçmesinden sonra parça parça DUMANKAYA’ya aktarılmakta. Buna göre kredilerin durumuna göre sistemden inşaat faaliyetlerine yön verilebilmekte.
Aynı şekilde AX’a gelen ödeme bilgileri de CRM’e aktarılarak, çağrı merkezi çalışanları önüne müşterilerle ilgili tüm bilgiler tek bir ekrandan ulaşılabilir hale geliyor. Aynı şekilde müşteriden alınan senetler varsa, bu senetlerin hangi banka ya da kuruma verildiği bilgisi de AX’den CRM’e aktarılarak, müşteriden soru gelmesi durumunda çağrı merkezi çalışanları tarafından anında cevap verilmesi sağlanıyor.
İnşaat Maliyetlerinin Kontrolü
İnşaat ile ilgili tüm birimlerin muhasebe ile entegre bir ortamda çalışıyor olması için, inşaat projeleri ile ilgili kontrollerin anlık olarak yapılmasını sağlıyor. Şantiyelerde yapılan çalışmalar gün sonunda sisteme giriliyor. Böylece şantiyelerin iş programına uygun çalışıp çalışmadığı kontrol edilmiş oluyor. İnşaat projelerinde işlerin yapılması yetmiyor, işlerin sırayla yapılması ve projeye uygun olarak tamamlanması gerekiyor. Bu tür atlamaların önlenmesi için tüm iş planları ana sistemden alınıyor ve yapılan işler aynı şekilde merkez sisteme giriliyor. Yapılan maliyetler proje,safha, blok ve daire bazlı giderleştirilmektedir. Bu şekilde maliyetler daire bazına kadar takip edilmektedir. Eskiden çok çaba harcanan işlerin sisteme girilmesi, iletilmesi ve merkezde raporlanabilir hale gelmesi çok emek ve zaman alıcı bir işlemken şimdi her an alınabilecek bir rapora dönüşmüş durumda.
Sözleşme ve Hakediş Yönetimi
Satıcı ve taşeronlar ile yapılan tüm sözleşmeler onay mekanizmasına tabi tutularak sisteme girilmektedir. Sözleşme ile ilgili tüm evraklar sisteme eklenmekte ve ilgili çalışanlar tarafından ulaşılır duruma gelmiştir. Böylece taşeron firmalar ile yapılan tüm sözleşmeler sistemden takip edilmektedir. Hakedişler sözleşme baz alınarak AX da oluşturulmakta, hakediş onayları sistemden alınmaktadır. Kurulan yapı ile sözleşme ve hakkedişlerin detaylı takibi ve raporlanması sağlanmıştır.
Satın Alma Talep Yönetimi
Sözleşme harici tüm alımlar talep yönetimi ekranları ile onay mekanizmasına tabi tutulmaktadır. Yapılan alımlardaki onay mekanizması ile izlenebilirlik sağlanmıştır. Teklif yönetimi ile tedarikçi firmalardan alınan teklifler sisteme girilmekte ve fiyat karşılaştırma tabloları ile tedarikçi seçimi yapılmaktadır. Ayrıca tedarikçilerden alınan teklifler sisteme matbu olarak eklenmekte ve teklif sürecinin izlenebilirliği sağlanmıştır.
Talep onay mekanizmasında onayların mobil cihazlardan verilebilmesi sağlanmıştır. Böylece üst yönetim ve yöneticiler için gelen talep onayları her zaman ulaşılabilir, onay ve ret işlemleri verilebilir hale gelmiştir.
Finans Yönetimi
Kasa ve banka işlemleri sistemden yapılmaktadır. Tedarikçi ve müşteri çek/senet işlemleri sisteme girilmekte ve çek/senet takibi anlık yapılabilmektedir. Tedarikçi ödeme emirleri sistemden oluşturulmakta ve ödeme onayları AX dan verilmektedir. Bankalar ile yapılan toplu EFT talimatları ile zaman ve işgücü kazancı sağlanmıştır. Müşteri daire ödeme planları finans bölümü tarafından AX dan takip edilmekte ve tahsilat kontrolleri etkin olarak sağlanmıştır.
Personel ve Bordro Yönetimi
İşletmenin Organizasyon hiyerarşisi, pozisyon takipleri, eğitim yönetimi ve planlama AX dan yapılmaktadır. Personel performans yönetimi ve kariyer planlama fonksiyonlar ile etkin insan kaynakları yönetimi sağlanmıştır. Bordro işlemleri ile tüm ödenek, kesinti, puantaj takibi, maaş yönetimi, mevzuat takibi etkin bir şekilde yapılmakta ve raporlanmaktadır.
