İşletmelerin, kurumsal süreçlerini profesyonel bir şekilde yönetebilmelerine katkı sağlayan ve ileriye dönük hedeflere hızlı ve doğru bir şekilde ulaşılmasına imkan tanıyan, işletmenin tüm networkünü ortak bir platformda toplayarak konsolide iş yapabilme seçenekleri sunan ERP Projeleri, firmaların uzun soluklu yatırımlarıdır.
ERP Projeleri, firmaların uzun soluklu yatırımlarıdır
Yapılan bu yatırımlar firmalara olumlu yönde yansıyıp, firmaların kurumsal gelişimine katkı sağlayabileceği, çalışan iş gücünü hafifletebileceği gibi doğru planlanmadığı ve yönetilmediği durumda; zaman, maliyet ve iş gücü kaybına da neden olabilir. Bu sebep ile ERP seçimi yapmadan önce kurum içi ERP’ye geçiş hazırlıklarına önem verilmelidir.
Yapılması gereken hazırlıkları aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz;
ERP’ye Geçiş Amaç ve İhtiyaçların Belirlenmesi: ERP, firmaların üretimden muhasebe yönetimlerine, insan kaynaklarından satış-satın alma kurgularına, proje yönetiminden satış sonrası desteklere, eğitim yönetiminden müşteri son kullanıcı portallerine kadar birçok kavramı içerisinde barındırmakta. ERP’ye neden geçiş yapılmak istendiğinin belirlenmesi bu kavramlar arasında kaybolmayı engelleyerek hedeflere daha kolay ulaşılmasını sağlar. Hazırlık aşamasının en önemli etkeni olan amaç ve ihtiyaçların ortaya konması, işletmelerin proje süresini kısaltır ve yanlış uyarlamaların önüne geçer.
Proje Önceliklerinin Atanması: Projede temel birinci ve ikinci önceliklerin belirlenmesi, firmaları dağınık bir uyarlama sürecinden kurtararak motivasyonu yükseltir. Bazı firmalar önce projeye başlama, sonra öncelik belirlemeyi tercih ederler; ancak bu yaklaşım firmaların zaman ve para kaybetmesine neden olabilir. Bu sebeple hangi departmandan veya hangi süreçten projeye başlanacağının önceden kararlaştırılması gerekir.
Kurumsal Süreçlerin Tanımlanması: ERP projeleri, var olan süreçleri gözden geçirme ve iş akışlarını belirlemede önemli bir fırsattır. ERP projesinde görev alan yazılım firması danışmanları, süreç danışmanlığı yapmaz. Firmaların süreçlerini daha profesyonel bir şekilde yönetebilmelerini sağlayarak, iş gücü verimliliğini artırmayı amaçlar. Süreçlerin belirlenmesi ve net olması ERP firmasının seçimini kolaylaştırır. ERP süreçleri belirsiz firmaların ERP seçimine geçmeden önce süreç danışmanlığına yönelik hizmet almaları ERP implementasyon sürecinde önemli bir yol gösterici olacaktır.
Kurumsal Data Temizliğinin Yapılması: Sisteme karar verilmeden önce kirli dataların sistem dışı bırakılması ve temizlenmesi, ERP’ye temiz datalar ile giriş yapılmasına imkan tanır.
Üst Yönetim Desteğinin Alınması: Firmalar ERP projelerinden kısa vadede bir fayda beklememelidir. Sistem kullanımı yaygınlaştıkça ve sistem süreçlerle uyum sağladıkça ERP’nin firmaya sağladığı faydalar ortaya çıkar ve avantajlar artar. İmplementasyon sürecine üst yönetimin destek vermesi, çalışmaların belirli bir disiplin içerisinde sürecin tamamlanmasını sağlar. Üst yönetime neden ERP’ye ihtiyaç duyulduğunun detaylı olarak anlatılması ve üst yönetimin projeyi sahiplenmesi, projede gerekli geliştirimlerin sağlanmasında ve doğacak ek maliyetlerin kabulünde kolaylık sağlayacaktır. Üst yönetimin ERP’ye bakışı ve gerekli önemi vermesi projenin başarısında önemli bir etkendir.
Teknik Donanımsal Yeterliliklerin Sağlanması: ERP sistemlerinin devreye alınması için donanımsal yeterliliklerinin sağlanması gerekir. ERP sisteminin firma içinde mi yoksa firma dışında mı bir sunucada barındırılacağının önceden belirlenmesi, proje maliyet öngörülerinin hesaplanmasında önemli bir etkendir. Alt yapının hazır olması hem proje süresini hem de maliyetleri etkileyeceği için önceden planlanması önemlidir.
Proje Liderinin Belirlenmesi ve Proje Ekibinin Planlanması: ERP seçimini yönetmek üzere şirket içerisinde bir çalışan, projenin ana sorumlusu olarak atanmalı ve projenin tüm aşamalarından sorumlu olmalıdır. ERP yöneticisi şirketin iş süreçlerine hakim, iş dağılımını sağlayacak, gerektiğinde insiyatif alabilecek ve ERP projesini yönetebilecek yeteneklere sahip olmalıdır. Bu kişi yönetiminde oluşturulacak proje ekibinin, departman çalışanlarından oluşması, şirket içerisindeki işleyişin ERP’ye kolay aktarılmasında önemli bir etkendir.
ERP projelerinde başarının ana anahtarı, işletmenin ERP projesine yaklaşımıdır. ERP yazılımı ne kadar iyi olursa olsun, projeyi başarılı kılan işletmenin proje için yaptığı hazırlıklardır. Bu yüzden ERP seçimi yapmadan ve projeye başlamadan yukarıda bahsettiğimiz kriterlerin yerine getirilmesi gerekli ve önemlidir.
Unutmamalıdır ki ERP’ye geçiş, sancılıdır. Bu sürece hazırlıklı, planlı ve bilinçli girildiğinde yapılan yatırım işletmeye geri dönecek, iş ve işletme yönetiminde büyük fayda sağlacaktır.
