Proje tabanlı işletmelerde projeler çok hızlı değişebilir. Bütçe ayarlamaları, değişen personel gereksinimleri ve müşteri talepleri arasında proje durumunu takip etmek, geliri tahmin etmek ve projelerin kârlı kalmasını sağlamak zor olabilir. Bu, özellikle bir projenin farklı yönlerini ele alan elektronik tablolardan ve ayrı sistemlerden raporlar çalıştırıyor ve proje kıyaslamalarını izliyorsanız geçerlidir.
Proje ekiplerinin kaynaklar, bütçeler ve faturalandırma hakkında daha bilinçli kararlar alabilmesi için hayati proje raporlama bilgilerinin hazır olması ve gerçek zamanlı olarak güncellenmesi gerekir.
Hizmet Şirketlerinin Proje Raporlamada Karşılaştığı 4 Yaygın Sorun
Ne yazık ki, birçok hizmet tabanlı işletme, projeleri elektronik tablolar ve bağlantısız sistemlerle yönetmeye devam ediyor. Proje raporlamaları aşağıdaki şekillerde zarar görür.
1. Bilgi siloları organizasyonel uyumu engeller
Elektronik tablolarda ve bağlantısız sistemlerde (zaman ve gider takibi, proje yönetimi veya finans çözümleri gibi) barındırılan veriler, proje raporlamasını karmaşık hale getirebilir. Kuruluşun diğer alanlarına dağıtılabilmesi için tüm bilgileri tutacak merkezi bir konum yoktur. Silolara ayrılmış bu proje verileri ve organizasyonel uyum eksikliği, bir bütün olarak projenin dar bir görünümünü yaratır ve kapsamlı raporları doğru bir şekilde oluşturmak için gerekli olan mükerrer veri girişi çalışması ve ekstra idari görevler gibi verimsizliklere neden olabilir.
Bu verimsizlikler, bir proje ekibi içindeki iş birliğine kadar uzanabilir. Liderlik, bir proje girişimini yönetmek için yalnızca dar bir konu uzmanı grubunu görevlendirdiyse, bağlantısız sistemler, uzmanlar ve projede çalışan diğer kaynaklar arasındaki kritik proje bilgilerinin akışını engelleyebilir ve bu da nihai olarak operasyonel verimliliği azaltır. Örneğin, çapraz işlevli bir ekip, proje iş akışlarının, aşamalarının ve proje durumunun doğru bir resmini elde edemeyebilir ve bu da zayıf kaynak yönetimine ve beceri takibine yol açabilir.
2. Manuel süreçler proje raporlamasını geciktirir, hatalara yol açar
Manuel süreçler proje iş akışınızı yönettiğinizde, proje verimliliği üzerinde bir engel haline gelir. Elektronik tabloları kullanmak buradaki en büyük suçludur; bunu yapmak hata yapma riskini artırır ve zaman alıcıdır. Otomatik proje iş akışları olmadan, projede her güncelleme olduğunda, proje yöneticisinin proje durumunun doğru olduğundan emin olmak için proje finansallarını ve diğer proje ekiplerini güncellemesi gerekir. Ayrıca, bu, zaman ve gider takibi veya bir elektronik tablodan bir Gantt grafiği oluşturma gibi görevleri geciktirir.
Proje ekibinin geri kalanı eski verilerden çalışıyor olabilir ve bu da kaynakların aşırı tahsis edilmesine, gelirlerin eksik raporlanmasına ve gelir tanıma sorunlarına yol açabilir.
3. Tarihli bilgiler proje teslimini etkiler
Proje verilerinin güncel olması gerekir. Aslında, proje yöneticilerinin çoğu zaman bilgileri gerçek zamanlı olarak görebilmeleri gerekir. Örneğin, proje yalnızca proje yöneticisi tarafından altı haftada bir güncelleniyorsa, projenin bir uygulama bölümünde çalışmayı bekleyen bir kaynak, haftanın çok ilerisine kadar bildirilmeyebilir, bu kaynaklar boşa harcanır ve projenin tamamlanmasını geciktirir.
4. Zayıf proje portföyü görünürlüğü
Proje etkinliğini şirketinizin finansal verileriyle ilişkilendirme zorluğu, proje kârlılığını önemli ölçüde etkileyebilir. Proje yöneticileri, müşterileri doğru bir şekilde faturalandırmak ve geliri raporlamak için proje raporlamasına güvenir. Sistemlerin işletmenin finansal tablolarından bağlantısı kesilirse veya ayrı elektronik tablolardan çalıştırılırsa, proje yöneticileri projenin kuruluş tarafından belirlenen hedefleri ve gelir hedeflerini karşılayıp karşılamadığını anlamak için doğru bir yola sahip olmayacaktır. Örneğin, kullanım ve faturalandırma tahminlerini izlemede, biriktirme listelerini anlamada ve zaman çizelgesi durumunu görüntülemede sorun yaşayacaklardır.
Gerçek Zamanlı Gösterge Panelleri (Dashboard’lar) ve Merkezi Verilerle Proje Performansını İyileştirin
Tüm proje ve finansal veriler tek bir çözümde merkezileştirildiğinde, kuruluşlar gelirlerini en üst düzeye çıkarabilir ve daha fazla operasyonel verimlilik sağlayabilir. Bu, proje iş birliğini geliştirir ve her paydaşın ekip ve proje için gerekli görünürlüğe sahip olmasını sağlar. Proje yöneticileri, projenin ömrü boyunca gelir, gider ve kârlılığı daha verimli bir şekilde izleyebilir ve yönetebilir. Örneğin, proje yöneticileri tek bir merkezi konumda proje maliyetlerini (yani ücretler, kaynak maliyetleri, faturalandırma oranı) yakalayarak projelerin kârlı kalmasını sağlamak için gerekli değişiklikleri yapabilir. Bu verilerle şirketler daha sonra, önceki hantal raporlama çabalarından daha hızlı ve kolay bir şekilde içgörüler sağlayan, çalışanlara zaman kazandıran ve marjları iyileştiren güçlü raporlama ve analitik araçlarına dönebilir.
NetSuite proje raporlaması ve analitiği, hizmet kuruluşunuzun proje ve finansal performansına ilişkin gerçek zamanlı bir görünüm sağlar. Hizmet odaklı işletmeler, okunması kolay grafikler ve raporlarla proje kârlılığı gibi alanlarda görünürlük, gelir ve tahminlere ilişkin daha iyi öngörüler elde eder ve bütçe doğruluğunu artırır. Proje ve finansal veriler NetSuite içinde birbirine bağlı olduğundan, işletmeler daha iyi verimlilik için projenin başında standart faturalandırma kuralları da belirleyebilir.
Gösterge panelleri, proje görünürlüğü için hayati bir araç haline geldi. NetSuite proje raporlaması, yönetimin temel performans göstergelerini (KPI’lar) en güncel sonuçlarla görüntüleyebilmesi için gerekli verileri gösterge panellerine sunar. Bu gösterge panelleri, proje yöneticilerinin projelerini bir bakışta görebilmeleri ve sorunları düzeltmek için sistem genelindeki bilgileri tek bir yere getirir. NetSuite’in yeni Project 360 gösterge panelinin ek işlevselliği ile proje yöneticileri, veriye dayalı kararlar almak için genel proje performansını daha etkin bir şekilde izleyebilir, raporlayabilir ve analiz edebilir.
Daha fazlası için NetSuite ürün demosunu inceleyebilir ve NetSuite 2022 Sürüm 1‘in özellikleri hakkında bilgi edinebilirsiniz.
