Özkan Makina Bilgi İşlem Müdürü Serpil Altaş, “caniasERP ile iş tanımlarımız ve süreçler netleşti. Ortak veri tabanı sayesinde çok daha kısa sürede, daha az maliyetle, daha çok ve hatasız iş yapabiliyoruz. Projeye başladığımızda iki temel hedefimiz vardı: Üretim Planlama ve Maliyetlendirme. Her ikisinde de hedeflerimize ulaştık” diyor.
ERP sistemlerini kurumsallık için en güçlü araçlardan birisi olarak tanımlayan Altaş, caniasERP’ye geçiş süreçlerini anlatırken ERP yatırımına hazırlanan firmalara da tavsiyelerde bulunuyor.
ERP HABER: ÖZ-KAN Makina’yı tanıyabilir miyiz?
Serpil Altaş: ÖZ-KAN Makina, 1983 yılında İzmir’de, konik vana ve buhar vanası imalatı ile faaliyete başladı. Kelebek vana başta olmak üzere iğne vana, çekvalf, vantuz ve demontaj parçaları üretiyor. 2011 yılından bu yana, tüm dünyada adını duyuran Hawle Grubu çatısı altında yoluna devam ediyor. 14 bin 500 m² açık ve 10 bin m² kapalı alana sahip iki ayrı fabrikada, 200’ü aşkın deneyimli personel ile müşterilerin ihtiyaçlarına yönelik özel üretimler yapılıyor. Yılda ortalama 2 bin ton hammadde kullanımıyla yaklaşık 10 bin 500 adet vana üretiliyor.
ERP HABER: ÖZ-KAN Makina bir yazılıma nasıl ve neden ihtiyaç duydu? İhtiyaçları tespit etmek için nasıl bir çalışma yaptınız?
Serpil Altaş: caniasERP öncesinde kullandığımız bir muhasebe yazılımı vardı. Stok ve muhasebe takipleri, o yazılım üzerinden yapılabiliyordu. O yazılım satış ve üretim takibi için yetersiz kalınca yönetim, tüm süreçleri tek yazılım üzerinden takip etme kararı aldı. Böylece araştırmalara başlandı.
ERP HABER: IAS ile nasıl tanıştınız?
Serpil Altaş: IAS’nin müşterileri için düzenlediği bir etkinlikte izlediğimiz sunumlar sonrasında görüşmelerimiz başladı. caniasERP’nin açık kaynak kodlu, ihtiyaçlarımız doğrultusunda uyarlanabilecek yapıda olması, tercih sebeplerindendi. Kullanacağımız yazılımın esnek bir yapıda olması, olmazsa olmazlarımızdandı. İhtiyaçlarımıza bütünlükçü, çözüm odaklı bir bakış açısıyla yaklaşılması da etkiliydi. Teknik açıdan baktığımızda TROIA çok önemli bir etkendi.
ERP HABER: Satış ekibinin gerçekleştirdiği demolarda sizi neler etkiledi?
Serpil Altaş: Üretim biçimimiz nedeniyle esnek çözümlere ihtiyaç duyacağımızı biliyorduk. caniasERP’nin geliştirme aracı bizi tercihimize yaklaştıran bir özellikti. Malzemelerdeki varyant konsepti ürün çeşitliliğimize cevap verebilecek bir yapıydı. Firmanın tüm süreçlerinin caniasERP ile yürütülebilmesi ve bunu nasıl yapabileceğimizin bize detaylıca gösterilmesi önemliydi. Ancak en önemlisi, görüştüğümüz ekibin standart bir paketin bize uygun olmayacağının, yani ihtiyaçlarımızın zaten farkında olmasıydı.
Proje maliyeti ve karşılığında firmaya kazandıracakları neredeyse tek seçim kriteriydi. IAS ile hedeflediğimiz sonuçlar imkânsız görünmüyordu.
ERP HABER: ERP alım sürecinde seçim kriterleriniz nelerdi? IAS’yi tercih etme sebebiniz neydi?
Serpil Altaş: Proje maliyeti ve karşılığında firmaya kazandıracakları neredeyse tek seçim kriteriydi. IAS ile hedeflediğimiz sonuçlar imkânsız görünmüyordu.
ERP HABER: Projeye başladığınızda sıkıntılı bir süreç yaşadınız mı? Karşılaştığınız en sıkıntılı süreç neydi?
Serpil Altaş: Temel sıkıntı süreçlerimizi ve ihtiyaçlarımızı netleştirmeden böyle bir işe kalkışmış olmamızdı. Süreçlerimiz kâğıt üzerinde bile tanımlı olmadığı için zorlu bir dönem yaşadık. Net olarak söylemek gerekirse “olmayan bir süreçten” caniasERP’ye geçmiş olduk.
ERP projesiyle paralel olarak kalite güvence sistemimizde de iyileştirmeler yaptık. Kalite Güvence Sistemi ile oluşmaya başlayan süreçler onaylandıktan sonra caniasERP’ye aktarılabildi. Karar bekleyen konular sebebi ile projede gecikmeler yaşandı.
Alışkanlıklarından vazgeçmek istemeyen kullanıcılar ve sisteme girilmesi gereken temel verilerin çokluğu da sıkıntı yarattı. Mevcutta bir veri tabanımız bulunmadığı için manuel girişler yaptık. Bu epey zamanımızı aldı ve proje ekibini çok yordu. Diğer sıkıntılı sürecimiz de muhasebe modülünün entegrasyonu oldu. Daha önce muhasebe ve mali müşavirlik hizmetleri dışarıdan alınıyordu. Sonra bu yapı değişti.
ERP HABER: Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?
Serpil Altaş: Şu kadar ay ya da yıl içerisinde canlı kullanıma geçtik diyemeyeceğim. Çünkü canias ERP bizim kurumsallaşma adımımızda bir araçtı. Bu süreçte birçok iş sürecimizde revizyonlar gerçekleştirdik. Kendi sistemimizdeki iyileştirmeler için harcadığımız vakitler, canlıya geçiş sürecini geciktirdi. Fakat şu anda tüm iş süreçlerimizi ERP’ye taşımış ve sonuçlarını almış durumdayız.
ERP HABER: Sürecin başından bu yana şirket yapısında da önemli değişikliler oldu. Bu değişiklik, süreci nasıl etkiledi?
Serpil Altaş: 2005’ten bu yana caniasERP kullanıcısıyız. 2011’de Avusturya’dan, aynı sektörde faaliyet gösteren bir holding, şirketimizin tamamını satın aldı. Bu da projede ciddi bir fark yarattı. Yeni yönetim bir ERP sisteminden nasıl bir fayda sağlayabileceğini biliyordu. caniasERP’nin yeterli ve etkin bir yazılım olduğunu gördüklerinden sistemi değiştirmeye değil etkin ve verimli kullanımına yöneldiler. Daha önce süreç yalnızca temel modüllerin kullanımına ilişkindi, değişimden sonra entegre modüller üzerinden ilerleyip çok kısa sürede devreye aldık.
ERP HABER: Kaç lokasyonda faaliyet gösteriyorsunuz?
Serpil Altaş: İzmir’de iki fabrikamız, İstanbul, Ankara, Adana ve Antalya’da da bölge temsilciliklerimiz var. Tamamı caniasERP kullanıcısı.
ERP HABER: Şu anda hangi uygulamalar ve şirketinize özel çözümler kullanılıyor? Standart ya da size özel uygulamalar yapıldı mı? Hazır çözümler sunuldu mu?
Serpil Altaş: Satış, Satınalma, Üretim, Muhasebe, Kalite Kontrol, İnsan Kaynakları, CRM, MRP ve Maliyetlendirme çözümlerini kullanıyoruz. MRP’de firmamıza özel geliştirmeler yapıldı. Firmamız hem sipariş bazında hem de stoka üretim yapıyor. İki koşula aynı anda cevap verebilen bir MRP sistemini, IAS danışmanları ile birlikte geliştirdik. Bir başka iyileştirme de malzeme koduna ilişkindi. Malzeme çeşitliliğimiz çok fazla olduğundan arkadaşlarımız malzeme kodunu bulmakta zorlanıyordu. Biz de danışmanlarımızla birlikte, arkadaşlarımızın özellikleri seçerek koda ulaşabileceği bir geliştirme yaptık. Çok etkin kullandığımız, güzel bir geliştirme oldu. Ayrıca rapor bazında da özel uygulamalarımız oldu.
Bugüne kadar geliştirme ile ilgili hiçbir sorun yaşamadık. İstediğimiz her şeyi gerçekleştirebildik. Artık yöneticilerimiz de istedikleri her şeyin yapılabileceğinin farkında.
ERP HABER: Özel uygulamaların devreye alınması konusunda nasıl bir yol izlendi?
Serpil Altaş: Konsept belirlendi, geliştirmeler planlandı. Test sürecinde eski ve yeni sistem paralel işledi. Sonra eski sistem tamamen iptal edildi. Bugüne kadar geliştirme ile ilgili hiçbir sorun yaşamadık. İstediğimiz her şeyi gerçekleştirebildik. Artık yöneticilerimiz de istedikleri her şeyin yapılabileceğinin farkında.
ERP HABER: Mutfak tarafı için söyleyebileceğiniz cümleler varsa duymak isteriz.
Serpil Altaş: Bilgisayar programcılığı mezunuyum. Programcılık gözüyle caniasERP’yi çok beğeniyorum. TROIA’yı da çok seviyorum. Yeni versiyonun AR-GE’sinin çok iyi yapıldığını düşünüyorum. Hataya açık olan noktalar tamamen kapatılmış. Yeni versiyona geçişimizi bir ayda tamamladık. Kullanıcı problemleri en fazla iki hafta sürdü.
ERP HABER: Danışmanlık hizmetleri ve proje ekipleri hakkında neler söylemek istersiniz?
Serpil Altaş: Danışman arkadaşlarımız görevlerini çok büyük bir özveriyle yerine getirdiler. Böylesine kapsamlı bir projede, firmanın proje ekibi ile danışmanlar arasında güçlü bir ekip ruhu oluşmasını çok önemli buluyorum ve bunu başardığımızı düşünüyorum. Ancak artık danışmanlık hizmeti almamız pek gerekmiyor çünkü süreçlerimiz tam anlamıyla oturdu.
ERP HABER: CANIAS ERP projesi ile şirketinizde neler değişti? Proje firmanıza nasıl katkıda bulundu?
Serpil Altaş: caniasERP ile firmamız kurumsallaşma yolunda büyük adımlar attı. İş tanımlarımız ve süreçler netleşti. Ortak veri tabanı sayesinde çok daha kısa sürede, daha az maliyetle, daha çok ve hatasız iş yapabiliyoruz. Projeye başladığımızda iki temel hedefimiz vardı: Üretim Planlama ve Maliyetlendirme. Her ikisinde de hedeflerimize ulaştık.
ERP HABER: Projeye ilişkin gelecek planlarınız ve hedefleriniz neler?
Serpil Altaş: Kapasite planlama ve sipariş teslim süresinde ciddi bir revizyon, yakın gelecek için en büyük hedefimiz. Standart maliyet ve fiili maliyet karşılaştırması konusunda iyileştirmeler planlıyoruz. Üretimi iyileştirmek adına ciddi çalışmalarımız var. Bu süreçte caniasERP üzerinde de çeşitli geliştirmeler yapmak gerekiyor. “Üretimde iyileştirme yapacağım ama caniasERP aynı kalsın” gibi bir şey söylemek mümkün olmayacağı için beraberce büyüyoruz.
ERP, kurumsallaşmanın gerektirdiği sistem ve iş disiplinini firmaya sağlar. Kurumsallık için en güçlü araçlardan birisidir. Aslında ERP olmadan kurumsallaşma olmaz diyebilirim.
ERP HABER: Büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur? Kurumsallaşmaya katkısı nedir?
Serpil Altaş: ERP, kurumsallaşmanın gerektirdiği sistem ve iş disiplinini firmaya sağlar. Kurumsallık için en güçlü araçlardan birisidir. Aslında ERP olmadan kurumsallaşma olmaz diyebilirim.
ERP ile tüm veriler ortak bir havuzda toplanıyor, yönetim içeriden istediği veriyi çekebiliyor. Raporlamalar sayesinde hiçbir nokta gözden kaçmıyor. Açıklarınızı, onları nasıl minimize edebileceğinizi, riskleri ve fırsatları görebiliyor, doğru kararları hızla alabiliyorsunuz. Bu yukarıdan bakış, yönetimin kişisel kararlar alması tehlikesini de ortadan kaldırıyor. Yani caniasERP, kişisel kararların yaratacağı riskleri ortadan kaldırırken yönetim imkânlarınızı hiç olmadığı kadar artırıyor. Sonuçta bütün firmaların varoluşunun esas sebebi, para kazanabilmek ve caniasERP buna katkıda bulunuyor.
ERP HABER: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı? Başarısız olan firmalar nerelerde hata yapıyor?
Serpil Altaş: Yönetimin desteği çok önemli. Ancak başarı hem firmanın iş süreçlerinin sistemli ve yazılım üzerinde yürütülebilir olmasına hem de güçlü bir proje ekibine bağlı. Bir başka önemli nokta da kurguyu başta doğru yapabilmek. Elimizde ne var, ne istiyoruz, isteklerimize ulaşabilmek için ne yapmamız gerekiyor? Bu sorulara doğru ve gerçekçi yanıtlar verebildiğinizde başarıya ulaşmak zor değil.
ERP HABER: Sektörünüzdeki ERP kullanımı konusunda firmalara ne gibi tavsiyelerde bulunmak istersiniz?
Serpil Altaş: Sektörde malzeme çeşitliliğinin fazla, üretimin daha çok siparişe yönelik olduğunu gözönünde tutarak Ürün Ağacı yapısının değişkenler göz önünde bulundurularak kurulmasını ve genişleyebilir bir temel kurgu yapılmasını tavsiye ederim. Şunu da söylemek isterim ki, bizim sektörde benzer işler yapan firmalar genellikle caniasERP kullanıyor. Bunun en önemli nedeni de esneklik.
ERP HABER: ERP yazılımı kullanmaya hazırlanan firmalara öneri ve tavsiyeleriniz nelerdir?
Serpil Altaş: İş süreçlerine hakim personellerden oluşan bir proje ekibi oluşturmalarını, detayları takip ederken bütünü kaçırmamalarını, hedeflerini belirleyip bu hedeflere giden çözümlere odaklanmalarını tavsiye ederim.
