ERP HABER – 1989 yılından bu yana İzmir’de faaliyet gösteren ve Kurumsal Kimlik Değişim projelerinde tasarım, üretim ve montaj hizmetleri veren SAY Reklamcılık A.Ş. 1 Ocak 2010 tarihinde CANIAS ERP uygulamasını canlı kullanıma aldı. SAY’ın hedefi 2010 yılının sonuna kadar tüm süreçlerini CANIAS ERP üzerinden yürütüyor olmak.
Proje bazlı ve müşteri memnuniyeti odaklı üretimde ERP projesinin birinci fazını tamamlayıp canlı kullanıma geçen, ikinci fazına başlama hazırlıkları yapan sektörünün önemli isimlerinden SAY REKLAM’ın CANIAS ERP öncesi yaşadıkları, karar verme aşamasındaki kriterleri ve CANIAS ERP projesi ile kazanımlarını Fabrika Direktörü Metin Arısan ve projenin liderliğini yapan Planlama Müdürü Fatih Güllükaya bizlerle paylaşıyor.
ERPHABER: Say Reklam ERP’ye geçmeye nasıl karar verdi, ERP ile ne tür sıkıntılara çözüm arıyordu ve nasıl yol aldı?
SAY: Bizim işletmemizde bilgi sistemi desteği temel olarak finansal süreçler üzerine oturtulmuştu, lojistik ve üretim süreçleri açısından entegre bir bilgi sistemi desteği yoktu. Bu dünyalar bir araya getirilemediği için belirgin bir sıkıntı yaşanıyordu. İlk ve en önemli hedefimiz bunları birleştirmekti, ikinci hedefimiz de süreçleri yeniden yapılandırmaktı.
Bu hedefe ulaşmak için öncelikle elimizdeki yatırımı değerlendirmek adına mevcut bilgi sistemi üzerine yoğunlaştık. O sistemin üzerine neler ekleyerek ve ne kadar ek yatırım yaparak hedefimize ulaşırız konusunu araştırdık. Bu çalışmalara ana süreçlerimizdeki herkesi dahil ettik, sorunları ve ihtiyaçları belirledik ve bilgi sistemimize destek olabilecek alternatif firmalarla görüşerek, vaka çalışmaları ve maliyet analizleri yaptık. Bu çalışmalarımız sonucunda, mevcut bilgi sistemimizin beklentilerimizi karşılamada, maliyet/fayda analizi açısından optimum olmayacağı kararına vararak alternatif ERP uygulamaları arayışına girdik.
ERPHABER: ERP Seçim sürecindeki kriterlerinizden bahseder misiniz?
SAY: ERP uygulaması seçimi sırasında belirlediğimiz seçim kriterleri içerisindeki en önemli noktalar seçilecek uygulamanın süreçlerimizi, mevcut hali ile desteklemesi, ilerideki değişiklikleri de desteklemeye devam edecek kadar esnek olması, platform bağımsız olması ve geliştirmeye açık olmasıydı. Belirlediğimiz tüm kriterleri göz önüne alarak 3 farklı ERP üzerine yoğunlaştık, her biri ile ihtiyaçlarımız üzerinden analiz ve vaka çalışmaları yaptık, uygulamaları kullanan firmalara yerinde ziyaretler gerçekleştirip incelemelerde bulunduk, hedeflerimize yönelik araştırmalar yaptık. Bu çalışmalarımız IAS CANIAS ERP uygulamasının seçimi ile son buldu.
Canias ERP 45 gün gibi iddialı bir sürede canlı kullanıma geçti
ERPHABER: Say Reklam ERP Proje Sürecinde nasıl ilerledi?
SAY: Kasım ayı ortasında proje ekibimizi oluşturup IAS ile analiz çalışmalarına başladık. Ekibimizdeki ERP tecrübesine sahip kişilerin varlığı ve her süreçten proje ekibine kattığımız anahtar kullanıcılar ile oldukça başarılı ve hızlı bir analiz ve uyarlama süreci geçirdik. Projemizi temelde 3 faza böldük. Birinci fazdaki amacımız mevcut bilgi sistemi desteği olan süreçlerimiz için gerekli olan modülleri CANIAS ERP ‘ye taşımak ve 1 Ocak 2010 da Satış, Satınalma, Enventer ve Depo Yönetimi, Finansal İşlemler, Sabit Kıymetler, İnsan Kaynakları modüllerinden oluşan yapıyı 45 gün gibi iddialı bir sürede canlı kullanıma geçirmekti.
Gerek proje ekibimizdeki deneyimli ve dinamik arkadaşlarımızın özverili ve azimli çalışmaları, gerek projenin faydasına ve gerekliliğine inanmış üst yönetimin desteği, gerekse de IAS’nin çözüm üretici danışmanları sayesinde 24 iş günü gibi oldukça kısa sayılabilecek bir sürece projenin birinci fazını tamamlayıp 22 kullanıcılı ortamda çalışmaya başladık. İkinci faza başlamadan önce Ocak ayını kullanıcılarımızın yeni sisteme uyum aşaması olarak değerlendirmeyi düşündük. Bu zaman diliminde beklediğimizden daha az problem ile karşılaştık. Artık tüm çalışanlarımızın CANIAS’a alıştığını ve bu bilgi sistemini kullanarak geçmişte sorgulamadığı, alamadığı iş sonuçlarını almaya başladığını görüyoruz. Bu da henüz uyarlamadığımız modülleri kullanacak olan bölümlerin heyecanla kendi modüllerinin canlı kullanıma geçmesini beklemelerine ve bir an önce uyarlama yapılması taleplerine neden oluyor. Oluşan bu ortamın ikinci faza başlamak için doğru zaman olduğunu düşünüyoruz.
ERPHABER: Projenin ilerleyen fazlarındaki hedef ve beklentileriniz nelerdir?
SAY: Projemizin ikinci fazında şu ana kadar hiç entegre bilgi sistemi desteği olmayan mühendislik, üretim, kalite, planlama, lojistik süreçlerimizi CANIAS ortamı ile tanıştırmayı ve siparişten sevkıyata kadar olan tüm süreci tamamen entegre bilgi sistemine kavuşturmayı hedefliyoruz. Bu süreçlerde CANIAS ı sadece bir yazılım uygulaması olarak görmüyoruz. Süreçlerimizi tamamen değiştiriyoruz, kağıdı ortadan kaldırıyoruz, barkod uygulamaları ve el terminalleri gibi otomasyon desteği kullanıyoruz. Örneğin eskiden tamamen kağıt üzerinde yürüyen malzeme talep ve onay sürecimizi, CANIAS üzerinde iş akışına taşıdık, şu anda her şey bilgisayar üzerinden gerçekleşiyor, talepler ve siparişler tanımlanan kişiler ve belirlenen limitler dahilinde onay sürecinden geçiyor. Buradaki nihai hedefimiz şu anda kısmen mobil telefonlar üzerinden çalıştırdığımız bu süreci tamamen mobil telefonlar üzerinden işletebilmektir.
Ana depomuzda barkod kullanımı ve adreslemeye geçtik. Bu sayede tüm malzemelerimizi anlık olarak izleyebiliyor, problem yaşamadan teslim alma ve teslim etme işlemlerimizi yapabiliyoruz. En önemlisi de artık depodaki malzeme işlemleri kişi bağımlı olmaktan çıktı. Şu anda yeni işe başlayan bir depo sorumlusu yarım günlük bir eğitimden sonra rahatlıkla ana depomuzda malzeme verme işlemleri yapabilir durumdadır. Çünkü herhangi bir şeyi aklında tutması gerekmiyor. Malzemenin barkodunu okutup hangi rafa koyması gerektiğini bulabiliyor ya da kendisinden talep edilen bir malzemenin kodunu girerek yerini buluyor ve talep sahibine iletebiliyor, envanter hareketlerini tamamen el terminali ile yapabiliyor. Daha önceki yapımızda bir kişinin depoya adapte olması ve verim alabilmemiz ayları bulabiliyordu ve iş yapıldıktan sonra bilgisayar başına oturulup işlemler kayıt ediliyordu.
İkinci fazdaki bir hedefimiz de, kullandığımız katı model uygulaması üzerinden ürün ağaçlarımızın otomatik oluşmasını ve CANIAS ortamına aktarılmasını sağlamak. Bu sayede proje bazlı iş sürecimizin önemli bir bölümünü teşkil eden mühendislik çalışması esnasında malzeme kartları, ürün ağaçları, rotalar gibi kritik bilgilerimiz oluşmuş ve doğrudan CANIAS ortamına aktarılmış olacaktır.
Projemizin üçüncü fazında ise stratejik planlama ve stratejik yönetime ilişkin maliyet, veri ambarı gibi uygulamaları, tedarik zinciri, müşteri ilişkileri yönetimi gibi katma değeri yüksek uygulamaları ele alıyor olacağız.
ERPHABER: Projenizin şu ana kadar ki sürecini özetlemek gerekirse neler söyleyebilirsiniz?
SAY: Tüm bu çalışmaları yaparken ilk fazda IAS’nin İzmir’deki uzman danışmanlarından çok büyük destek gördük. Standartta olmayan taleplerimizin tamamını çok hızlı bir şekilde TROIA ile geliştirdiler. İkinci faza başlamadan ekibimizin TROIA eğitimi almasını hedefliyoruz. Bu sayede ikinci ve üçüncü fazlarda geliştirme ortamının da avantajlarını kullanarak çok daha verimli ve hızlı uyarlama işlemlerini SAY proje ekibinin yapabilmesini planlıyoruz. Böylece proje bütçemizi artırmadan sürecimizin ihtiyaçlarını rahatlıkla sağlayabiliyor olacağız.
ERPHABER: Son olarak reklamcılık sektöründe bulunan ve ERP yatırımı yapacak olan firmalara neler söyleyebilirsiniz?
SAY: Bulunduğumuz sektöre dönüp baktığımızda başarılı ERP uygulamaları görmek pek mümkün değil. Bu sektörde başarılı ERP uygulaması yapıp devreye alan ve arkasında duran ilk firma olma hedefimiz var. Buna inandık, odaklandık. İnanmışlığımızın bir göstergesi de projemize verdiğimiz SAYIAS kod adıdır. SAY olarak biz kendimize ve bu yolda seçtiğimiz çözüm ortağımız IAS’ye güveniyoruz…
