ERP HABER – 20 yıla yaklaşan tecrübeleriyle otomotiv yan sanayi, elektrik – elektronik ve beyaz eşya sektörlerine hizmet veren Nas Plastik’in Genel Müdürü Seyhan Aydıner, CANIAS ERP ’nin yönetim kararlarına olan etkilerini, kalıp, makine ve plastik üretim süreçlerine katkısını ve ticari yazılım kullanımından ERP’ye geçiş yolcuklarını anlattı.
ERP HABER: Nas Plastik, Kamas Kalıp ve Tuncer Makine firmalarını tanıyabilir miyiz?
Seyhan Aydıner: Otomotiv yan sanayi sektöründe, 3 ana kolda faaliyet gösteren, kuruluşları 1995 yılına uzanan firmalardan oluşan bir grup yapısındayız. Toplamda 195 civarında çalışanımız var. 2012 yılına ait ciromuz 11,5 milyon Euro civarında gerçekleşti. Her yıl %10 seviyelerinde bir büyüme sağlıyoruz. Toplam ciromuzun %55’i otomotiv sektöründen geliyor.
Şirketin olgunluğa erişme sürecinde, ticari yazılımlar ile efektif kullanım ve alışkanlık edinilmesi sağlandı. Kullandığımız ticari yazılımla çok da ilerleyemeyeceğimizi zaten biliyorduk.
Nas Plastik şirketlerinin genel çalışma prensibi “Business to Business” (B2B) çalışma şeklidir. Ana sanayi firmalar ile çalışıyoruz. Entegre bir üretim yapımız var. Üretmekte olduğumuz parçaların aynı zamanda kalıplarını da yapıyoruz.
Nas Plastik’te ağırlıklı olarak otomotiv endüstrisi için plastik ürünler (şişirme ve enjeksiyon ürünler), Tuncer Makine’de ise elektronik endüstrisi için kalıplı sac metal parçaları üretiliyor. Kamas Kalıp ise bu 2 şirkete hizmet verip, ürünlerin üretilmesi için gerekli ana ekipman – kalıp üretimini yapıyor. Kamas Kalıp’ta hem sac kalıpları hem de plastik kalıpları bünyemizde üretiliyor. Teknolojimizi kendimizin üretiyor olmamız, diğer klasik parça üreten şirketlerden ayrıldığımız noktadır.
Nas Plastik ve Tuncer Makine kesikli kalıplı seri üretim, Kamas Kalıp ise proje bazlı üretim yapıyor.
ERP HABER: Nas Plastik bir yazılıma nasıl ve neden ihtiyaç duydu? İhtiyaçları tespit etmek için nasıl bir çalışma yaptınız?
Seyhan Aydıner: Bir firmanın ERP ihtiyacının aniden ortaya çıkmış bir ihtiyaç olacağını düşünmüyorum. Yönetimin ve yöneticilerin gelecek beklentisi, firmayı nasıl şekillendirdiği ve hedefleri doğrultusunda, şirket yönetim kültürünün bir parçası olarak görüyorum. Bana göre; ERP yazılımı olmadan bir şirketin varlığı hayal bile edilemez.
Nas Plastik’te de ERP yazılımı bir ihtiyaç mıdır değil midir, şöyle raporlara ihtiyaç var, nasıl elde edebiliriz diye başlayan bir süreç olmadı, olamazdı da zaten. Sadece şirketin belirli bir olgunluğa erişmesi bekleniyordu.
3 şirketin tamamında kullanılacak ve bu şirketleri konsolide edecek bir yapı oluşturmak istedik. Bu geçen sürede de, ticari yazılımlar ile efektif kullanım ve alışkanlık edinilmesi sağlandı. Kullandığımız ticari yazılım ile çok da ilerleyemeyeceğimizi zaten biliyorduk.
ERP bir ihtiyaç mıdır değil midir konusunda, yönetim olarak hiç tartışmadık. “ERP kullanmanın zamanın geldi” dediğimiz tarih Şubat 2011. Bu karar çıktıktan sonra sadece “ERP alacağız ama hangi yazılımı kullanmalıyız?” konusunda bir çalışma yaptık.
Şirketimizin ölçülerinde ERP yatırımı yaptık. Bu yatırımı yaparken de geri dönüşünü alır mıyız diye bir endişem hiç olmadı. CANIAS ERP ile projeye yaptığımız yatırımı geri alacağımızdan %100 emindim.
ERP HABER: IAS ile tanışmanız nasıl oldu?
Seyhan Aydıner: Yaklaşık 3-4 yıl kadar önce ERP sektöründe neler olduğunu, kimler ne durumda diye bir bakmak istedim. Merdiven altı diye tabir edebileceğim firmalardan tutun da dünya ölçeğindeki yazılımlara kadar birçok firmaya rastladım. ERP alanında oldukça iyi bir ivme yakalamış olan IAS ile ilk tanışmamız bu araştırma zamanına denk geliyor.
IAS’nin web sitesinde bulunan canlı demoyu kullandım ve proje gündeme geldiğinde davet edilecekler listesine böylece adınızı yazmış oldum.
ERP HABER: Satış ekibi tarafından gerçekleştirilen demolarda sizi ya da satışı etkileyen bir durumla karşılaştınız mı? Yaklaşımları konusundaki yorumlarınız nelerdir?
Seyhan Aydıner: Bizim için, satış aşamasında IAS’nin projeye yaklaşımı, yazılımın teknik yeterliliğinden önce gelen bir seçim kriteriydi. Fiyatlandırma politikasında izlenen yöntem, yani modüler yapı, kullanıcı başına ücretlendirme ve danışmanlık kalitesi, ilk konuşulan konular arasındaydı. Referans görüşmelerinde de yazılımın arkasındaki destek ekibi ile ilgili bilgiler almaya çalıştım.
ERP HABER: ERP alım sürecinde seçim kriterleriniz nelerdi? IAS’yi tercih etme sebebiniz neydi?
Seyhan Aydıner: CANIAS ERP’yi tercih sebeplerimiz, geliştirme ve adaptasyon kolaylığı, yeni teknolojiler, java tabanlı oluşu, yani yazılımın yetkinlikleri. Kolayca müdahale edilebilir bir yapısı var mı, platform konusunda sıkıntı yaşanır mı? gibi sorularımıza yanıtlar almaya çalıştık. CANIAS ERP’nin esnek yapısı, uzaktan erişim imkanı, platform bağımsız oluşu ve TROIA geliştirme araçları karar vermemizde etkili oldu.
Genelde ERP paketlerinin başlangıç noktası muhasebe yazılımlarıdır. Eskiden muhasebeciler yılın son 1 ayını, gece gündüz raporlar düzenleyerek geçirirdi. Bu durumdan kurtulmak için ticari yazılımlar üretilmeye başlandı. Sonra kullanılan bu muhasebe yazılımlarının üzerine üretim, planlama ve satış uygulamaları da eklenmek istendi. Şirketleri bir bütün olarak düşünüp, yazılım yapılanmasını tamamlayan firmalar işi basitleştirdi, kolaylaştırdı ve tabana yaydılar, yani yazılımlar ulaşılabilir oldu. Mimarisini, olması gerektiği gibi üretimden alıp, yeniden yapılandıran yazılım firmaları yollarına devam etti.
Yurtdışı kaynaklı yazılım firmalarına baktığınızda, üründen daha çok markalarını sattıklarını, yerli yazılım firmalarının da ticari yazılım mantığından çok da çıkamadığını görebilirsiniz. Maalesef ki temel sağlam olmayınca üzerine inşa ettiğiniz yapı durmaz.
Oluşum aşamasında CANIAS ERP’nin kurgu mimarisinin üretim kaynaklı olması, büyük avantaj!
ERP HABER: Projeye başladığınızda sıkıntılı bir süreç yaşadınız mı? Karşılaştığınız en sıkıntılı süreç neydi?
Seyhan Aydıner: Nas Plastik olarak, ERP implementasyon sürecini hızlı geçireceğimizi düşünüyorduk. Bunun projeyi küçümseme olduğunu sonradan anladık. Projeye başlarken, 1 yıl içerisinde kendi geliştirmelerimizi yapabilir durumda olacağımızı düşünürken, Nas Plastik proje danışmanı olarak atadığımız, eğitimler aldırdığımız kişilerin projeyi yarıda bırakmış olmaları bizi oldukça yordu ve zaman kaybettirdi. ERP projesine başlarken proje ekibinin seçimi ve güvenilirliğinin bu bakımdan önemli olduğunu böylece anlamış olduk. Bunun yanı sıra IAS’nin İzmir’de yerleşik, proje tecrübesi olan, güçlü bir destek ekibinin olması proje süresince hem maliyet hem de hız anlamında çok katkı sağladı.
ERP HABER: Şirketinizde CANIAS ERP’nin hangi uygulamaları kullanılıyor?
Seyhan Aydıner: CANIAS ERP’nin hemen hemen tüm modüllerini kullanıyoruz. İşletmemizdeki tüm iş süreçlerimizi, yama/ek yazılımlar kullanmadan, CANIAS ERP ile yürütüyoruz. Satış, satınalma, envanter, kalite kontrol, üretim, finans, genel muhasebe, insan kaynakları, proje vs…
ERP HABER: Kalıp üretiminde proje usulünde iş yapıldığını biliyoruz. Nasıl çözümler üretildi?
Seyhan Aydıner: Kalıp işi çok sofistike ve özel bir iş. Kalıp teknolojisi ile ilgili her firmanın kendine has bir iş yapış şekli vardır.
Kalıp, daha tasarım aşamasındayken, bilgisayar tasarımları, CAD/CAM tasarımları, adım adım CANIAS ERP’ye bağlandı. Satış uygulamaları ile entegrasyonu kuruldu. BPM (Business Process Management) – İş Süreç Yönetimi Modülü ile yeni ürün daha ilk aşamasından bir projeye bağlanacak.
Hedefimizde müşterimizin, yani kalıp sahibinin, siparişinin durumunu, kaç operasyondan geçtiğini, yüzde kaçının tamamlandığını ve hangi aşamada olduğunu, online açacağımız uygulama ile takip edebilmesini sağlamaktı. Kalıpçılık yalancılık olarak değerlendirilir ve çoğu zaman da işler zamanında teslim edilemeyebilir. Oluşturduğumuz online platform ile müşteriyi de bu üretim sürecinin içine katmış oluyoruz. Aynı zamanda ürün bazında değil, operasyon bazında kalite uygulaması yapıyoruz.
Veri toplamaya yönelik geliştirmeler ve özellikle veri güvenliği konusundaki raporlarda ciddi geliştirmeler yapıldı. CANIAS ERP projesinin bütününde kullanılacak olan verinin nasıl toplanacağı, güvenilir olması ve sağlıklı şekilde toplanması konusuna özellikle ciddi emek sarf ettik.
Ayrıca her gün yayınlanan “Kurmalı Raporlar” tasarlandı. Bir önceki günün bilgileri, insanlar istemeden, performans kriterleri doğrultusunda her sabah yayınlanıyor. Üretim, iş emri takip, performans gibi başlıklarla yayınlanan bu raporlar ile bir gün önce yanlış giden durum ya da veriye en geç bir gün sonra müdahale edebiliyorsunuz.
ERP HABER: Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?
Seyhan Aydıner: “Canlı”dan ne kastedildiğine bağlı olarak değişebilir. Üretimden veri almadan, sadece fatura kesebiliyor olmak bazı firmalar için canlı kullanım sayılabilir. Benim anlayışımda, ben eğer maliyet hesaplayabiliyorsam stok bilgim doğru, gelir tablosu hesaplayabiliyorsam maliyetlerim doğru demektir ve muhasebe kayıtlarım zamanında oluşuyor demektir. Ürettiğim sayıya, performansına ve kalitesine de hakim olduğumda, raporlar almaya başladığımda, canlı geçişi sağlamışım demektir. Aynı zamanda veriyi proses ediyor ve yönetimsel amaçla kullanıyorsanız da canlısınız demektir.
ERP HABER: Siz kaç lokasyonda faaliyet gösteriyorsunuz? Bunların kaç tanesi CANIAS ERP projesine dahil edildi?
Seyhan Aydıner: Nas Plastik ve Kamas Kalıp İzmir’de, Tuncer Makine ise Manisa’da faaliyet gösteriyor. 3 şirket de, kapsamları farklı olsa da, tüm süreçleriyle CANIAS ERP projesine dahil edildi.
ERP HABER: CANIAS ERP projesi ile birlikte şirketinizde neler değişti? Şirketinize katkısını nasıl tanımlarsınız?
Seyhan Aydıner: Elbette ERP öncesinde firmaların toplanan, toplanamayan birçok verisi var. Fakat yöneticilerin karar almasında, bu verilerin bilgiye dönüştürülmesi önemli. ERP, verinin güvenilir toplanması ve bilgi haline getirilmesinde, entegrasyon sağlayan temel araçlardan biri.
Örneğin, eskiden kapasite kullanımı konusunda elimizde bilgi yoktu, artık var. Yönetici olarak, CANIAS ERP projesi ile birlikte, elimizdeki bilgiler ışığında, karar almak kolaylaştı.
ERP HABER: CANIAS ERP projesindeki gelecek planlarınız ve hedefleriniz nelerdir?
Seyhan Aydıner: Nas Plastik ve diğer şirketlerimiz için süreç yönetimi önemli bir konu. Bu şirketlerin tamamı süreç bazlı yönetiliyor. ERP öncesinde de tüm süreçlerimiz tanımlı, performans göstergeleri, üretilecek raporlar ve süreç akış şemaları vardı. Veri toplanması noktasında vardiya bazında stok ve üretim bilgisine sahibiz. Bunu on-line ve real time olarak izlemek hedeflerimiz arasında.
BPM- İş Süreç Yönetimi Modülü ile yakından ilgilendik. Bu modülün titizlikle hazırlanmış olduğunu gördük. Önümüzdeki yıl hedeflerimiz arasında tüm kalite dokümantasyonlarımızı kaldırıp, tamamını süreç bazlı matrisler şeklinde tanımlanmış akışlar haline getirmek var.
Hedeflerimiz arasında CANIAS ERP haricinde, Office uygulamaları, e-mail uygulamaları da dahil hiçbir yazılımın veri üretmemesi var.
Şirket büyüdükçe ihtiyaçlar değişecek ve ERP projesi de şirketle birlikte büyümesini ve gelişmesini devam ettirecek. 2014 itibariyle de bütçe ve standart maliyet hesaplaması yapmak istiyoruz.
ERP HABER: Sizce büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur? Kurumsallaşmaya katkısı nedir?
Seyhan Aydıner: İster Dünya çapında ya da yerel olsun, büyük ya da küçük olması fark etmez, şirketlerin hedefinde tek bir şey vardır: Uzun yaşamak. Şirketleri ileri ya da geriye şirketin yöneticileri götürür. Şirketleri ekonomik kriz, finansal kriz, çevre şartları gibi durumlar batırmaz. Yöneticilerin uzun ya da kısa vadeli verdiği kararlar şirketlerin devamlılığını sağlar ya da sonunu getirir.
Firmayı teslim ettiğiniz insanın yerini asla bir ERP, bir sistem, bir bilgisayar yazılımının dolduracağını düşünmüyorum. Dünya çapında, en köklü yazılımları kullanan firmalar da batabiliyor. Önemli olan kararları alacak insanlar, yani yöneticiler.
Peki, yönetici neye göre karar verir? Elbette ki öncelikle ne kadar iyi bir yönetici olduğuyla bağlantılı kararlar alır. Daha da önemlisi, elindeki bilgiyi yorumlayarak karar verir. O bilgiyi de ancak, tümleşik bilgi sistemleri olarak adlandırdığımız, ERP sistemlerinden sağlayabilir. Doğru ve güvenilir bilgi ve onu değerlendirebilecek yetkinliğe sahip yönetici ile şirket başarısı kazanılır.
ERP HABER: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı? Başarısız olan firmalar nerelerde hata yapıyor?
Seyhan Aydıner: Projenin hayata geçirilmesi aşamasında, firmanın ERP projesinden daha önemli bir projesi olmaması gerektiğini düşünüyorum. Çünkü ERP projesi ile birlikte şirketin tüm iş süreçleri tarifleniyor, kültürü oluşturuluyor ve şirkette uzun yıllar devam edecek olan bir etki oluşturulmaya çalışılıyor. Tüm şirket çalışanlarının, ürünler üzerinde direkt ya da dolaylı bir katkısı var. Dolayısı ile ERP projesi, bütün şirket çalışanlarını ilgilendiren bir proje olarak düşünülmeli.
Her şirketin, kendi kapsama alanı içerisinde belirlediği bir proje hedefi vardır. Eğer proje bu hedeflenen yere, hedeflenen zamanda ulaşabildiyse başarıdan söz edilebilir.
ERP projesindeki başarı için diğer bir unsur da, yönetimin projedeki duruşu. Şirket projeye başlamaya karar verdiyse, yöneticiler bu projeye hem inanacak, hem arkasında duracak, hem de kaynak sağlayacak.
Örneğin çizelgeleme yazılımını ERP’den bağımsız kullanan, “40 yıldır çalışan muhasebe yazılımımı değiştirmek istemiyorum” diye düşünen alışkanlıklarının esiri olmuş bir şirket yöneticisi, daha başlarken projeye inanmıyor, güvenmiyor ki, projede başarı ya da hedefi nasıl yakalayacak!
Otomatik olarak çalışabilecek, uzaktan izlenebilecek, güvenilir bir sistem kurmak hayalimizdi. Adım adım ona yaklaşıyoruz.
Canias ERP Projesinde Öne Çıkanlar
Nas Plastik, Kamas Kalıp ve Tuncer Makina şirketleri birbirlerine hizmet veren, ancak her biri kendi içinde tamamen farklı işler yapan üç ayrı firmadır.
Plastik sektöründe enjeksiyon sırasında çıkan yolluk ve takozların geri dönüştürülerek kullanılması, diğer sektörlerden ayrılan süreçlerden birisi. Projede, bu konu veri toplama aşamasında yapılan özel geliştirme ile hatalı ürün olarak girilen fire kayıtlarının, yeniden dönüştürülecek malzemeler cinsinden, yan ürün olarak sisteme otomatik tekrar girişinin yapılması ve hatta maliyetlendirmede kullanılmak üzere ana hammaddenin fiyatında içeri girmesi sağlandı.
Nas Plastik, kaliteye önem veren bir kuruluş. Bu sebeple, tedarikçilerinden gelen mallara lot numarası verilerek, üretim esnasında bu lot numaraları ile yapılan çıkışlar ile, izlenebilirlik konusunda önemli bir yol kat edilmiştir.
Ayrıca Nas Plastik’te her ürünün spesifikasyonları tutulmaktadır. Bu spesifikasyon bilgileri üretimden veri toplama aşamasında kullanılarak, kullanıcının hata yapmasını önleyici, üst düzey kontroller konulmuştur. Örneğin veri toplama aşamasında teorik üretim zamanında üretilecek miktar hesaplanarak, operatörün üretim dediği miktar ile karşılaştırılması ve belli toleranslar içinde giriş yapılabilmesi gibi, birçok hata kontrolü ön değerler ile karşılaştırılarak, kaynağında veri girişi hataları önlenmektedir.
Bu toplanan verilerden elde edilen ve her gün mail gruplarına mail olarak gönderilen Nas Plastik’in “Kurmalı Raporlar” diye adlandırdığı raporlar, içerdiği detaylar ile süreçteki hataları ortaya koyması bakımından önemlidir. Amacı toplanan datada oluşacak hataların anlık geri dönülüp düzeltilmesini sağlamak olan bu raporlar, kontroller sonrasında, yapılması olası hatalar dışında, hatasız gelmektedir.
Tuncer Makina ana sanayiye sac işleyen bir firmadır. Nas Plastik gibi kalıpları konusunda Kamas Kalıp’tan hizmet almaktadır.
Ana sanayi müşterilerinin konsinye çalışmaları hakkında istediği çözümler müşteriye sunuldu. Tuncer Makina da tüm iş süreçleri CANIAS ERP ile yönetiyor. Kamas Kalıp, diğer iki şirket ve farklı müşterilerine kalıp üretimi yapmaktadır. Kalıp üretimi oldukça detaylı ve proje olarak takip edilmesi gereken bir süreçtir.
Kamas Kalıp projesinde ise teklif verme süreci ERP standarları dışında, taşıdığı veri açısından oldukça teknik ve detaylı bilgiler içeriyor. Tüm detaylar destek tablolarına taşınmış böylelikle Kamas Kalıp tarafından yönetilebilir hale getirildi. Böylelikle değişik teklif tipleri değişik dillerde parametrize edilerek kolayca hazırlanır oldu. Teklifler detaylı olmasına rağmen referansla üretilebilmesi sağlanmıştır. Revize tekliflerde gerekli değişiklikler yapılarak kolaylıkla üretilmesi sağlanmıştır. Ayrıca teklif hazırlanma aşamasında, teklifte kullanılacak mal ve hizmetlerde belirtilmektedir. Üzerlerine yapılacak operasyonların da eklenmesi ile teklif oluşturulur oluşturulmaz teklif maliyeti yapılan uygulama üzerinden görülebilmektedir.
Geliştirilen özel teklif uygulamasında, oluşturulan data onaylanıp, müşteri onayı aldıktan sonra doğrudan teklifin malzemeleri, projeleri ve alt projeleri otomatik oluşturulabilmektedir.
Teklifin revizyonlarından sonra siparişe dönüşmesi standart operasyonlarımızla desteklenmiş ve proje modülü etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Ayrıca parti mantığı ile satınalması yapılan malzemenin hangi projenin hangi parçasında kullanılacağı, alınan tedarikçiye sipariş formu ile gönderilerek çelik kütükler üzerine gönderdiğimiz partilerin verilmesi sağlanarak parçaların yanlış yerde kullanılmasının önüne geçilmiştir. Kamas Kalıp tarafında kalite kontrol konusunda geliştirme yapılarak operasyonel kalite kontrol yapılması sağlanmıştır.
Özetle Nas Plastik, Kamas Kalıp ve Tuncer Makine projeleri farklı sektörlerden üç firmanın proje entegrasyonları olması açısından son derece önemlidir. Hazırlanan raporlar, her firmada farklı iş yapmasına rağmen, benzer standartlarda yeniden hazırlanması, şirket yöneticilerine karar destek aşamasında oldukça faydalı olmuştur.
