Sivas Birinci Organize Sanayi Bölgesi’nde Dekoline-Ofisline-Nitrocare markasıyla 3 ayrı fabrikada toplam 60.000 m2’lik alanda faaliyet gösteren Gökler A.Ş., ofis ürünleri başta olmak üzere birçok mobilya ve sağlık malzemeleri üretiyor.
Sağlık alanında kullanılan elektrikli hasta karyolası, muayene masası, ameliyat masaları, sedyeler ve ürettiği diğer ekipmanları aralarında ABD, Almanya, Venezuela, İran, Irak, Suriye, Suudi Arabistan, Dubai, Mısır, Nijerya ve Libya’nın da bulunduğunu 45 ülkeye ihraç eden Gökler A.Ş., üretimin de dahil olduğu tüm süreçlerini Workcube ERP üzerinden yönetiyor.2012 yılında implementasyonuna başlanan Workcube ERP projesinin tamamlanmasıyla yeni bir yönetim dönemine geçen, 2013 yılında hızlı büyüyen 100 firma arasında birinci olan Gökler A.Ş.’nin e-dönüşüm sürecini projeye liderlik yapan Gökler A.Ş. Kalite Yönetim Müdürü Sayın Nimet Sanan anlattı.
“ERP sistemlerinin büyümekte olan firmaların olmazsa olmazlarından olduğunun fark edilmesi ve veri geri beslemelerinin yeterli düzeyde olmaması firmamızın ERP’ye geçiş kararında etkili oldu.”
ERP’ye geçiş kararınızı belirleyen etkenler ne oldu?
Muhasebe, Finans ve İnsan Kaynaklarının kullandığı küçük çapta farklı programlar vardı. Gökler Grup olarak ERP’ye geçme kararını 2010 yılında verdik, fakat yönetim ciddi direniş ile karşılaştı. Bu sebeple geçiş 2011 yılına sarktı. ERP sistemlerinin büyümekte olan firmaların olmazsa olmazlarından olduğunun fark edilmesi, veri geri beslemelerinin yeterli düzeyde olmaması firmamızın ERP’ye geçiş kararında etkili oldu.
Direniş daha çok üretim ekibinden geldi. Çünkü bu süreçte veri girişi en fazla o bölümde olacaktı. Muhasebe, finans, insan kaynakları gibi bölümler de sıkıntı yoktu, onlar daha önceki programlara ne veri giriyorlarsa ERP sistemine de aynısını gireceklerdi. Workcube kararı nasıl verildi derseniz, sancılı ve büyük sorumluluk gerektiren bir dönemdi. Görev bana verildiği andan itibaren yol haritamı belirledim. ERP yazılım kabul kriterlerini belirleyerek TURQUALITY’nin havuzunda yer alan yaklaşık 10 yazılım firmasıyla görüşme yaptım. Neden TURQUALITY havuzunda olan firmalar derseniz, firmamızın 2016 hedefleri arasında TURQUALITY üyeliği vardı, bu yüzden bu şekilde karar vermek durumunda kaldık.
Seçim sürecinde nasıl bir yol izlediniz?
Firmalarda aradığım kriterlerin arasında firmanın dışarıya açılan yüzü dediğimiz iletişim sorumlularının tavrı ve konuşma şekli, sonra satış ekibinin tavrı ve görüşme şekli, firmanın randevu kuralları ve randevu zamanına uyumu, firmanın sunum ziyaretine gösterdiği önem ve itina, Anadolu şehri olduğumuz için bu bizim için önemliydi. Hiç unutmuyorum, 2012 Ocak ayı ve felaket kış var. Workcube İş Geliştirme Direktörü Ferdi Bey ile görüşme yapıyorum, gelebilecekmisiniz diye sorduğumda bana “uçağın gittiği her yere geliriz, her yer bizim için aynı, vatan toprağı” demişti. Belki kendisi şimdi hatırlamaz ama ben bu konuşmayı hiç unutmuyorum.
Yine firmaların sunum süresince gösterdikleri sabır ve sorulara bıkmadan yanıt verebilmeleri, proje süresince bize yönlendireceği bir proje sorumlusunun olması; proje boyunca muhatap olduğunuz birden fazla danışman olabilir ama tek bir proje yöneticinizin olması çok önemli.
Projeden sorumlu kişinin bizimle tanışmak için anlaşma yapmadan önce firmamıza gelmesi, firmanın sunum esnasında bizim firmamıza verdiği önem. Kısaca kriterler belliydi, biz tik atarak firmaları eledik ve sona 3 firma kaldı, 3’den 1’e düştük. Yine Ferdi Bey’in bu aşamada gösterdiği ilgi alaka göz ardı edilemez. Nihayetinde kararımız Workcube oldu, birlikte yolculuk başladı. ERP’ye geçiş süreci uzun, sancılı ve çok çetindi diyebilirim.
“Proje ekibini oluştururken çok stratejik bir karar verdik. Ekibe, ERP yazılımına en çok karşı olan üretim planlama şeflerini aldık, biraz tehlikeliydi ama sonradan gördük ki iyi bir karar almışız.”
Nasıl bir yolculuktu bu, implementasyon sürecinden bahseder misiniz?
Ercan Bey ile ilk etapta proje ekibimizi oluşturduk. Buradan kendisine kucak dolusu sevgilerimi iletiyorum, çünkü böyle bir genç nesil ile daha önce tanışmadım, işine son derece hakim, çok saygılı, işini seven, sabırlı, saymakla bitmez.
Kendisiyle 1 yılı geçkin yol arkadaşlığımız oldu, iyi ki olmuş. Tanıdığım ve projeyi birlikte yönettiğim için ayrıca çok mutluyum.
Workcube’ün projede ilk yüzü Ferdi Bey, ikinci yüzü Ercan Bey, diğer yüzü de Osman Bey oldu. İnsan kaynakları danışmanı Melih Bey’i de unutmamak lazım tabi, çok kısa çalıştık ama hepsi çok kıymetli arkadaşlar saygı ile anıyorum.
Proje ekibini oluştururken çok stratejik bir karar verdik. ERP yazılımına en çok karşı olan, “bu firmada yazılım ile bu işi yapamayız, biz özel sipariş üzerine çalışıyoruz” diyen üretim planlama şeflerini aldık ekibe, biraz tehlikeliydi ama sonradan gördük ki iyi bir karar almışız.
Ekibin tamamlanmasıyla süreç başladı. Bir yandan veri girişleri diğer taraftan bölümlerin eğitimleri, başka bir tarafta yazılıma direnişler derken yavaş yavaş süreci oturtmaya başladık ve bölümler peyder pey geçişleri yapmaya başladılar.
İnsan kaynakları birimi 2013 yılı başında bordrosunu Workcube’den hazırlamaya başladı. Hesap planları YMMM ile birlikte oluşturdu ve sisteme girişleri yapıldı.
Satın alma ve depo düzenli kullanmaya başladı. Şu anda Workcube Destek Ekibinden çok az destek alarak yolumuza devam etmekteyiz. Üretim planlama tarafında bölümde eleman değişikliği sebebi ile geçiş biraz yavaş oldu ama Osman bey ile birlikte bu süreci de tamamlayacağız.
“Direniş zamanla yerini kabullenmeye terk etti.”
Çalışanlar, yeni bir döneme geçişin yolu olan ERP sistemlerine fazlasıyla direnç gösteriyor. Biz de en fazla direnç gösteren bölüm üretim planlama oldu. Proje ekibini oluştururken direnç gösteren birim şeflerini projeye dahil ederek dirence karşı kendi içimizde çözüm üretmeye çalıştık. Burada kendime de atıf yapmak durumundayım, proje yürütücüsü kararlı, etkin olursa iş çözülüyor diyebiliriz.
ERP geçişlerinde danışman – proje lideri – proje ekibi olamazsa olmaz, bu ekibin tamamı özverili ve kararlı olmalı ki bu süreç rahat atlatılsın. Toplum olarak yazmaktan, okumaktan çok hoşlanmıyoruz, bu sebeple bu direnişin her firmada olacağı kanaatindeyim.
Bizim izlediğimiz yol haritasında ilk iş, yönetimi arkamıza alarak, şartları net bir şekilde yazılı hale getirmemizdi. Süreç boyunca danışmanın her eğitimini kayıt altına almış, verdiği ödevlerin titizlikle takip edilmesini sağlamıştık. Karşılaşılan direnişe, şikayete paye vermeyerek, belirlediğimiz yolda direnişe karşı ılımlı ama kararlı adımlarla ilerleyeceğimizi, vazgeçmeyeceğimizi direnen tüm ekiplere göstermiştik.
Direniş zamanla yerini kabullenmeye terk etti. Bu süreçte bizim yanlış kararlarımız olmadı mı, oldu. İşin başında yazılım elemanı almadık. Yönetime ihtiyacı ifade etmemize rağmen, bu sorumluluğun bilgi işlemde olması konusunda ısrar ettiler, sadece bu konuda sözümüzü geçiremedik yönetime. Şu an bazı birimler yavaş geçiş yapıyor, bunun da sebebi ERP yazılımı alma kararının başında proje ekibine yazılım uzmanının dahil edilmemesiydi. Bunu da bir öz eleştiri olarak belirtmek lazım. ERP yazılımı alma kararının başında proje ekibine yazılım uzmanı dahil edilseydi daha hızlı ilerleyebilirdik. İşletmelerde bilgi işlem ve yazılım departmanları birbirine karıştırılıyor.
Biz de ERP sürecinde bazı çalışmaları bilgi işlem bölümünün sürdürmesini bekledik. Bilgi işlem departmanı, yazılıma gereken önemi veremedi, donanımsal işlerini yerine getirdi, yazılım geri planda kaldı. Bilgi işlemdeki arkadaşlarımın bu yolculukta gayret ederek daha güzel şeyler yapabileceğine inanıyorum.
Firmanızda Workcube projesinin kapsamı nereye, hangi departmanlara uzanıyor?
Workcube satış kanadından başlıyor, satın alma, üretim, kalite kontrol, depo, muhasebe, finans, insan kaynakları, kalite yönetimi ve projeye kadar uzanıyor. Zayıf kullandığımız tek kısım ajanda. Projenin en kolay kısmıydı aslında, zor kısımları kolaylaştıralım derken kolay kısmını ihmal etti bölümler. 2014 itibariyle ajanda da faal olarak kullanıma alınacak.
“Bilgisayar, makine, araç gibi işletmedeki varlıklarımızı da Workcube üzerinde yönetiyoruz.”
Proje Yönetimi ile hangi aşamaları yönetiyorsunuz?
Proje yönetimini iki bölüm kullanıyor. Birisi alınan işleri projelendiren ve Workcube’de kayıt altına alan proje tasarım ekibi, diğeri de bizim kalite yönetim bölümü. Tasarım ekibi kayıt yapıyor ve daha etkin kayıt yapmaları için kalite yönetim biriminden eğitimler alıyor. Çünkü proje yönetimini tüm boyutuyla bizim ekip çok etkin kullanıyor. Tasarım ekibine bu bilgiyi zaman zaman aktarıyoruz.
Proje modülünde bir havuz, bir nevi bilgi bankası oluşturmaktayız. 60 ürün belgesi ve 12 sistem belgesi ile yönetilen bir firmayız, bu belgelerin %95’i TSE kurumuna ait, durum böyle olunca veriler, analizler ve raporlar önemli hal alıyor, bu bilgileri de projeler kısmında depoluyoruz.
Proje alanlarını kullanan kullanıcılardan gelen ihtiyaçlarla karşılaştığımızda Workcube tarafındaki danışmanımıza soruyoruz, fakat Proje Yönetimi tarafında geliştirim de bekliyoruz.
“Eğitimlerimizi de sistemden planlıyoruz”
Biz de eğitimler yıllık olarak, her yılın ilk ayı yapılır, yapılan plana uyum sağlanmaya çalışılır. Dış ve iç eğitimler ve aynı zamanda ara eğitimler olmak üzere yıl içerisinde en az ayda 1 eğitim, bölüm bazlı gerçekleştirilir. Sistem üzerinde planlanan eğitimlerimiz çizelgelere göre takip edilir, eğitimin katılımcıları, tutanak ve dokümanlar sistemde kayıt altına alınır.
Servis başvurularınızı sistemden yönetmenin avantajları ne oldu?
Workcube üzerinden yönettiğimiz, teknik ser vis biriminin kullandığı abone yönetimi ile zaman harcamaları, yapılan anlaşmalar, kullanılan ürünler gibi aboneye ait tüm bilgileri tek alandan yönetiyoruz, bu şekilde veri kaybının önüne geçmeyi hedefliyoruz.
“2014′ün ilk yarısından sonra üretimde istasyon bazlı takip yapabileceğiz.”
İş emirlerinin planlanmasından ürün ağaçlarının oluşturulmasına, üretimden sevkiyata üretim sürecini bütünüyle Workcube ile yönetiyor ve takip ediyoruz. Üretim sonuçlarında ise örnek geri dönüşleri alıyoruz, sıkıntımız yok. Planlama ekibi ciddi veri girişi yapıyor, ürün ağaçları bittiğinde istasyon bazlı takiplere başlayacağız. Bizim en büyük kaybımız yoğun ürün ağaçlarına ve 500 çeşit farklı ürüne sahip olmamız, özel sipariş aldığımızda bu rakam artabiliyor. 2014’ün ilk yarısından sonra ar tık istasyon bazlı takip yapılabileceğiz. Bunun en önemli ar tısı izlenebilirliği ve ölçülebilirliği sağlamış olacağız. Workcube üzerinde kurgular buna göre yapıldı.
Stok yönetiminde Workcube’ün sağladığı avantajlardan bahseder misiniz?
Stok yönetim sürecinde sipariş geldikten sonra üretim, ürünü üretmeye başlamadan önce depodan stok sorgulaması yapıyor. Stok kontrolü, üretim için depoda ilgili ürünü üretebilecek kadar hammadde olup olmadığının tespitinde işletmemize çok fayda sağlamıştır. Stokların raporlanmasıyla elimizdeki hammaddeyi daha kısa sürede sorguluyor ve stoga göre üretim planı yapabiliyoruz.
Satış ve satın alma süreçlerinde Workcube ne kadar etkili, hangi işlemleri sistemden yapıyorsunuz?
Satış siparişi girildikten sonra üretim, satın alma siparişlerini görebiliyor, bu da stok kontrolünün ivedilikle yapılarak, eksik hammaddenin temin yoluna gidilmesini sağlıyor. Biz ağırlıklı olarak DMO’ya satış yapan bir firma olduğumuz için termin süreleri biz de çok önemli, Workcube ile bu süreci etkin yönetebiliyoruz.
Dağınık lokasyonlarda faaliyet gösteriyorsunuz, yönetim bütünlüğünü sağlamada Workcube’ün getirileri oldu?
Merkez ofis dışında diğer illerdeki şubelerimiz sadece satış ve muhasebe odaklı çalışıyor. Muhasebe kayıtları sistemden yapılmasına karşın, satış ekibi siparişini sistemden girmiyor. Şubelerdeki satış ekibine ait siparişleri merkezdeki satış ekibinin onlar adına girmesini düşünüyoruz, fakat o kısmı henüz tam oturtamadık, bu konuda eğitimler de verdik.
Satış elemanı sirkülasyonu Türkiye’nin sorunu diye düşünüyoruz, biraz da bu sebepten o kısmı tam çalışır hale getiremedik. Ama şubelerdeki bu durum bu şekilde kalmayacak, belirlenen bir hedef var, 2014 yılı sonuna kadar mecbur onlarda bu sürece dahil olarak sisteme geçiş yapacaklar.
“Günler alan raporlama işlemleri, bir tıkla halledilir hale geldi.”
Workcube ERP’nin en başarılı olduğu bölümlerden biri de raporlama araçları, bu alanı oldukça etkin kullanıyoruz. Workcube ile birlikte günler alan rapor alma işlemleri bir tıkla halledilir hale geldi. Tüm işletmelerde olduğu gibi Finans ve Bütçe raporları bizim için de çok önemli. Veri girişi tam yapıldığında doğru raporları kolay ve hızlı şekilde alabiliyoruz. Veya iş raporlarınız, yıl içerisinde ne yaptığınızın cevabını raporlama yaparak hemen alabiliyorsunuz. Raporlar benim de etkin kullandığım bir alan, gerek kendimin gerekse ekibimin neler yaptığının bilgisini istediğim zaman alabiliyorum.
“Proje liderinin görevi almadan önce kendini iyi gözden geçirmesi gerekli.”
ERP süreci gerçekten çok sancılı bir süreç. Basamak basamak gidecek olursak hangi ERP’nin kullanılmaya karar verileceği, akabinde proje liderinin kim olacağının belirlenmesi kritik. Kayıt ve dokümantasyonu güçlü proje yürütücüsünün belirlenmesi çok önemli çünkü, bu aşamadan sonra proje yürütücüsü ciddi kayıt tutmak zorunda. Proje liderinin bu görevi almadan önce kendini iyi gözden geçirmesi gerekli; ben bu kararı vermedim, ben kabul etmiş olamam, ben yoktum gibi iddiaları yok etmesi gerekir.
Proje lideri yönetim de söz sahibi mi? Yönetime karşı dik duruş sergileyecek ve dediğini yapabilecek kabiliyette mi? Güçlü bir karaktere mi sahip, yoksa yönetim veya çalışanlar ne derse onu mu yapar? Proje yürütücüsü yetkilerini belirlemeli ve yazılı olarak bu yetkiyi arkasına almalı, yönetim karşı dahi çıksa aldığı karara “hayır benim kararım bu” diyebilecek mi? Baskılı yol izlerken proje sürecinde çalışanlarla ile aynı zamanda saygılı ve seviyeli olabilecek kabiliyette mi onların direnişini kırabilecek bilgi ve deneyime sahip mi? İş sorumluluğu alabilmeli, yeri geldiğinde bölümlerin işini yüklenerek fedakarlık yaparak, veri kaydı girebilecek mi? Kısaca bu sancılı süreci yönetebilecek mi?
Daha öncede bahsettiğim gibi başarı ERP – Yazılım Firması – Danışman – Proje Lideri – Çalışanlar kadrosunda yatıyor. Bu kadro sağlam ise çıkan işten her iki taraf da mutlu ayrılır, bir tanesi eksikse bu mümkün değildir. Kanaattim proje lideri güçlü ve kendinden emin ise danışmanı da karalı ve istikrarlı ise proje 1 yılda hayata geçer.
Workcube, ERP uygulamasından beklentilerinizi karşıladı mı?
Kesinlikle karşıladı. Bizim süreçlerimizden üretim aşamaları çok karışık ve sancılıydı ama aştık çok şükür. Burada yine Workcube’deki danışmanımızı saygı ve hürmetle anıyoruz
