İşletmelerin yaptıkları en yaygın hatalardan biri, ERP yazılım implementasyonunu bilgi işlem departmanı tarafından gerçekleştirilecek herhangi bir proje olarak varsaymalarıdır. Ancak bu düşünce, gerçekten oldukça uzaktır – ERP sistem implementasyonu her işletme için önemli bir değişim dönemidir ve başarılı bir kurulumun esas hazırlığıdır.
ERP implementasyonu
Herhangi bir yazılım kurulmadan veya herhangi bir eğitim gerçekleştirmeden, işinizi anahtar operasyonel süreçlerin sistematik bakımlarına hazırlamanız gereken birden çok kritik işlem var. Süreç içerisinde olması muhtemel tuzakları önceden hesaplayarak, işletmeler belli hataları önler ve implementasyon süreci daha sorunsuz hale getirilir. Aktaracağımız dört adım, ERP projelerinde başarı sağlamaya yardımcı olabilir:
1. Proje planlama için zaman ayırın
Abraham Lincoln “Bir ağacı devirmek için bana altı saat verirlerse, ben ilk dört saatini baltamı bilemeye harcarım” demişti.
ERP implementasyon projesi için planlama yaparken, ele alınması gereken yaklaşım tam olarak budur. Birçok organizasyon daha çok konuşup, daha az iş yapacaklarının korkusundan, planlama sürecinde olabildiğince hızlı hareket etmeyi dener. Ancak gerçek şu ki, fazladan bir veya iki haftalık bir planlama süreci, doğru bir implementasyon süreci ve başarısızlık arasındaki fark olabilir. En pratik yöntem; implementasyon sürecinde her bir ay için bir haftayı planlamaya ayırın.
2. Firma içinde proje ekibi oluşturun
ERP sistemi, implementasyon süresince işin her noktasını etkileyecektir ve bu orta kademeli yöneticilerden, üst düzey yöneticilere ve tüm personele kadar herkesin bu işe dahil olması anlamına gelir. İşte bu yüzden yapılacak ilk iş, firmanın geri kalanını etki altına alabilecek ve yol gösterecek dahili bir ekip oluşturulmasıdır.
İdeal olarak, işletme aşağıdaki üyelerden oluşan bir proje ekibi tayin etmelidir:
Yönetici Sponsor: Üst yönetimin bir üyesi olarak, yönetici sponsoru projenin dahili “şampiyonu”dur. Sponsor, takımın geri kalanına üst düzey rehberlik sağlarken, ERP sisteminde canlı kullanıma geçildiğinde iş hedeflerinde başarının geleceğini de kontrol eder.
Proje Yöneticisi: Proje yöneticisinin başlıca görevleri işletmenin bakış açısından projeyi yönetmek, planlamak, kontrol etmek ve koordine etmektir ve en önemli hedefi bütçeye ve zaman planına uygun olarak projeyi tamamlamayı sağlamaktır. Bu kişinin birkaç farklı fonksiyonel alan ile ilgili deneyime sahip üst düzey veya orta düzey yönetici olması gerekmektedir. Bu rolde yer alan diğer bazı görevler toplantıların planlanması, proje ekibini geliştirmek, toplantıları yönetmek, sorunları tespit etmek ve projenin ilerlemesini izlemektir.
Bilgi İşlem Yöneticisi: Firmanın bilgi işlem yöneticisi işletme ve ERP tedarikçisi arasındaki tüm IT ile ilgili faaliyetlerin koordinasyonundan ve gerekli üçüncü şahıs personelden sorumludur. IT yöneticisinin günlük görevi geliştirme planlarına dahil olmak, ekip faaliyetlerinin desteklenmesi ve kaynakları edinmeyi içerir.
Anahtar Kullanıcılar: Anahtar kullanıcılar, uygulamadan sorumlu ekibin son ve tamamlayıcı halkasıdır ve yetki, şirket bilgisi ve mizacına göre ekipte yer alacaklardır. Ekip, ERP sistemi tarafından etkilenecek üretim, satış, finans, mühendislik gibi her fonksiyonel alandan insanları da içermelidir. Anahtar kullanıcılar, ERP tedarikçisi ile birlikte çalışarak, yeni sistemde iş akışının en iyi şekilde çalışmasını ve iş için gerekli göreve göre dokümantasyonların tedariğini sağlayacaktır.
Bir işletme ERP sistemi implementasyonunda başarıyı nasıl ölçeceğini tam olarak bilmelidir.
3. Başarıyı ölçmek için kriterler belirleyin
İşletmeler temel süreçleri geliştirmek, daha fazla verimlilik, daha düşük maliyetler gibi kritik KPI’ları geliştirmek için ERP yazılımlarını kurar. Ama bunlar projenin başlangıcında belirlenmediyse, uyarlamada istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını söylemek mümkün olmayacaktır.
Projenin tüm paydaşları, proje için beklentilerin ne olduğunu tam olarak bilmelidirler ve bunu bir rehber olarak kullanıp planlanan son durum için yapılması gerekeni belirlemelidirler. Proje tamamlandığında, üst düzey yöneticilerin bu ölçekleri kullanarak ROI’yi ölçmeleri ve yeni sistemin başarılı olup olmadığını belirlemeleri mümkün olacaktır.
4. ERP implementasyonunu işletmenin odak noktası yapın
Bir ERP sisteminin implementasyonunda işletme ve ERP sağlayıcısı firma arasında bir işbirliği olmalıdır. Ancak, güvenilir bir iş ortağının varlığı, işletmelerin ellerini direksiyondan çekebilecekleri anlamına gelmiyor. ERP yazılımının implementasyonu, sadece yeni bir yazılımın kurulması anlamı taşımamakta, her fonksiyonel alandaki temel operasyonel süreçlerin tam olarak yenilenmesi anlamına gelmektedir.
Yeni sistemin gün be gün implementasyonu için yeterli insan kaynağı yönlendirilmelidir. Çalışanlar, implementasyon süreci haricinde günlük işlere boğuluyorlar ise, proje planlanandan daha uzun sürecektir. Buna ek olarak, aynı anda birden çok iş yapan çalışanlar, daha sonra düzeltilecek olan pek çok hatayı yapmaya daha yakındır. Bundan dolayı, işletmeler yeni sistem hayata geçene kadar diğer büyük projeleri almaktan kaçınmalıdırlar. Zaten büyük bir proje süreci var ise, ERP sistemi implementasyonuna başlamak için, önceki projenin tamamlanmasını beklemek en iyisidir.
Bir ERP yazılımının implementasyonu, bir tedarikçi seçmek ve tüm yapılacak işleri ona bırakmak değildir. Kapsamlı bir planlama süreci ile, işletmeler risklerini en aza indirebilir, tuzaklardan kaçınabilir ve tam anlamıyla finansal ve operasyonel yararlar sağlayabilirler.
