KARACA hızla büyürken, İnsan Kaynakları (İK) alanında da yatırımların aynı hızda yapılması gerekiyordu. Planladığı projeleri hayata alırken, gerçekleştirme platformu olarak Microsoft Dynamics AX, kullanıcılar ile buluşturma platformu ve süreçlerin yönetim alanı olarak da Microsoft Sharepoint ürününü tercih etti.
Projeye başlamadan önce eski yazılımın birkaç sene içerisinde ihtiyaçlarına cevap veremeyeceğini ön görerek; Eğitim Yönetimi, İşe Alım Yönetimi, Kariyer Yönetimi, Organizasyon Yönetimi, Performans Yönetimi, Uyarı – İhtar – Ödül Uygulamaları ve bordro gibi İnsan Kaynakları (İK) uygulamalarını tek bir platform üzerinde hayata geçirmek için Microsoft Partneri ETG Danışmanlık ile yola çıktı.
KARACA İK & Yönetim ve Sistem Geliştirme Koordinatörü Sn Gökhan AZAKPUR Microsoft Dynamics Projesini ERP HABER’e anlatı.
Eğitim Yönetimi
- Büyüyen bir organizasyon için en önemli konulardan birisi, çalışanların eğitimi konusuydu.Kurulan sistem ile kurum içi eğitim planlarının (eğitimci, eğitim tarihi, saati) planlanarak, kontenjanların belirlenmesi, eğitim taleplerinin yönetilmesi artık yapılmaktadır.
- Eğitimlerin sonrasında ise, eğitimlerin eğitimcinin ve kurumun değerlendirilmesi yapılabilmektedir.Tüm eğitimler ile ilgili olarak yapılan raporlamalar ile; eğitim saat raporu, bölüm/şirkete göre toplam eğitim raporları, adam başı veya eğitim türüne göre eğitim saati raporları ve eğitim maliyet raporları kolayca alınabilmektedir.
İşe Alım Yönetimi
Projenin bu kısmındaki zorluklar, çoklu firma yapısında ve %80 mobil / “out of center stuff” personel yapısıydı. Ayrıca İK yöneticisi veya departman yöneticisi veya personel talep eden yönetici farklı lokasyonlarda olabilmekte, ancak sürecin herkes tarafından takip edilmesi gerekliydi. Grup bünyesinde bulunan farklı hiyerarşik derinliklere sahip organizasyonlara da cevap verme kabiliyetini göstermesi gerekiyordu.
- Norm kadro dahili ve harici personel ihtiyacı tespiti, taleplerin onay süreci, aday havuzu ve CV yönetimi, işe alım görüşme ve mülakatların değerlendirilmesi ve referans araştırmaları nihayetinde iş teklifi ve sürecin sonlandırılması süreçleri Microsoft ERP (Dynamics AX) ve SharePoint PORTAL ile lokasyon bağımsız olarak takip edilebilmektedir.
- Maliyetlerin oldukça önem taşıdığı günümüzde norm kadro fazlasının ihtiyacı out off center stuff yapıda çok sık kontrol edilmesi gereken bir süreç. Norm kadro dahili ve harici iş gücü talep süreçlerinin yapılandırılması ile norm üstü taleplerinde önüne geçilmiş oldu.
- Dynamics AX üzerindeki takvim uygulaması sayesinde, adaylara ve görüşmecilere e-posta otomatik olarak gönderilebilmesi sayesinde, karışıklıklar ve hatalar en aza indi.
- İşe alım sonrasında aday kartının otomatik olarak personel kartına dönüştürülebilmesi de hızımıza hız kattı.
- İşe alım projelerinin açılış ve kapanış sürelerinin KPI olarak izlenebilmesi ve açık işe alım proje sayısı, kapanan işe alım proje sayısı ve alınacak açık pozisyon sayısı ile işe alım proje sayısı raporları sayesinde şirket içinde İK süreçleri açısından şeffaf bir yönetim sağlandı.
- Tüm kayıtlar Dynamics AX üzerinden yürürken, Dynamics AX ile senkron şekilde çalışan Sharepoint sayesinde sürecin tüm paydaşlar tarafından takip edilebilirliği sağlandı.
Kariyer Yönetimi
Mağazacılık sektörü için Kariyer Yönetimi önemli bir uygulama, özellikle de kadromuzun yarısının mağazalarımızda çalıştığı göz önüne alındığında, konunun önemi daha iyi anlaşılabilir.
- Kariyer Yönetimi, yüksek dönüşüm hızı olan perakendecilik sektörü için önemli bir çözüm çünkü gençler “ne olabilecekleri” konusunda net bir cevap arıyorlar.
- 9 kademeli kariyer patikası uygulaması ile işe Aday Satış Danışmanı olarak başlayan bir çalışanın 5-6 yıl içerisinde gelebileceği pozisyonlar ve detayları tespit edilip, Microsoft ERP (Dynamics AX) sistemine aktarılmış durumda. Her pozisyon için gereken kıdem süresi ve alınması gerekli eğitimler gibi detaylar sistemdedir.
- 3 Boyutlu Kariyer Yönetimi sayesinde konu Kıdem, Eğitim ve Performans açısından ele alınmaktadır. Çalışanlar kısa bir süre sonra, kişisel olarak kariyerlerini Portal üzerinden takip edebilecekler.
- Dynamics AX burada etkin raporlama kabiliyeti ile kariyer patikasında bulunan çalışanların aktif olarak takibi yapılabilmekte.
Organizasyon Yönetimi
Çoklu şirket ve çoklu hiyerarşik ilişki tanımlarına sahip olan KARACA için en önemli konulardan birisi de Organizasyon Yönetimi idi. Microsoft ERP (Dynamics AX) içerisindeki İŞ AKIŞI (WorkFlow) uygulamasının da temeli bu modüle dayandığından, konu KARACA için daha da önemli hale geldi.
- İş Grupları (Business Unit), pozisyonlar, işler/süreçler ve hiyerarşi tanımları sistem üzerinde yapıldı. İlaveten tanımlı işler (iş akışları) da sistem üzerine eklendi.
- Bir işin nerede, hangi ana ve alt organizasyonda, hangi pozisyon ile, kim tarafından yapılacağı tanımlanmış oldu. Ayrıca pozisyonlar arasında kurulan raporlama ilişkisi sayesinde ast-üst ilişkileri de sisteme tanımlanmış oldu.
- Pozisyonlara özel zimmet yönetimi ile araba, GSM kart, cep telefonu, PC gibi demirbaşlar sistemde yönetilir hale geldi ve daha önemlisi işe alım ve işten çıkış süreçleri ile entegre hale geldi.
- Her pozisyon için işe giriş esnasında gerekli evrak tanımlamalarının sisteme tanıtılması sayesinde, eksik evrak takibi yönetilebilir ve raporlanabilir oldu.
- Norm kadro yönetimi ve organizasyon yönetimi ile işe alım süreç yönetimi entegrasyonu sayesinde daha kolay hale gelmiştir.
Performans Yönetimi
Yetkinlik, hedef ve görev tanımı bazlı bir performans değerlendirme sistemi kuruldu.
- Öncelikle Microsoft ERP (Dynamics AX) bünyesindeki Yetkinlik Kütüphanesi oluşturuldu. Her pozisyon için yetkinlikler ve eşik değerleri tanımlandı.
- Sonrasında, tanımlanmış olan birim hedefleri için Hedef Kütüphanesi oluşturuldu.
- Son olarak, organizasyonel tanımlama esnasında görev tanımları pozisyonlar ile eşleştirilmiştir. Görev tanımları beşli skala üzerinden değerlendirilmektedir.
- Görev tanımları AX üzerinden kayıtlı hale getirilmiştir.
- Değerlendirme sürecimizde hedefler dönemsel olarak takip edilmekte olup, görev tanımı ve yetkinlik bazlı olarak ayrı ayrı şekilde ve yılda iki defa değerlendirme yapılmaktadır.
Performans raporlaması ile aşağıdaki konularda bilgiye hızlıca ulaşılabilmektedir
- Ana organizasyon ve 7 alt organizasyon bazında
- Pozisyon bazında
- Yetkinlik grubu bazında
- Hedef gerçekleştirme oranında
- Görev tanımı grubu bazında
- İlk amir veya ikinci amir bazında değerlendirme sonuçları
- Ortalama altı veya üzeri kalan personel
- Yüksek performanslı çalışanların Kariyer Yönetimi (Tayin / Terfi) ile senkronizasyonu
Uyarı / İhtar / Ödül Yönetimi
Çalışanların daha huzurlu bir ortamda çalışmaları ve KARACA’nın müşterilere verdiği hizmet kalitesinin daha da artması için Uyarı / İhtar / Ödül sistemini hayata geçirildi.
- Öncelikle sisteme uyarı ve ihtar cezaları ile ödül tanımları yapıldı
- İlgili evrak veya çalışan savunmasının da sisteme eklenmesi sağlandı
- Oluşan kayıtlardan kişi, departman veya olay bazlı raporlar alınabilmektedir
- Kağıt üzerinde yürüyen bu süreçlerimizi elektronik ortama taşınmış olduk
