ERP HABER – MES Makina, IFS ERP Uygulamaları ile Kurumsallaşıyor.
“Hem kalite sistemimiz açısından hem de üretim işleyişimiz açısından kurumsallaşmaya, işimizi insana bağımlı olmaktan çıkarıp bir sisteme dönüştürmeye çalışıyoruz. Bunu başaracaksak işlerin eskisi gibi gitmemesi gerektiğini biliyoruz ve bunu çalışanlarımıza da anlatıyoruz. IFS ERP Uygulamalarının, kurumsallaşmaya giden süreçteki en önemli anahtarlardan biri olduğuna inanıyorum.”
Seyhun Düzyol , Kalite ve Planlama Direktörü / MES Makina
…
70′li yılların sonundan beri alüminyum ve alüminyum alaşım parçaların üretimine odaklanan MES Makina, bugün bu alanda Türkiye’nin lider firması. Sipariş üzerine çalışan ve üretiminin %50’sini basınçlı kaplar oluşturan firma ayrıca otomotiv sanayi ve savunma sanayi için de alüminyum parçalar üretiyor. Üretim kapasitesini sürekli artıran MES Makina, kapasite ve stok planlamasını daha etkin bir şekilde yapabilmek, üretim maliyetlerini daha iyi kontrol edebilmek ve maliyet muhasebesini yönetmek için IFS uygulamalarıyla hayata geçirdiği ERP çözümüne güveniyor.
“Firmamız sürekli büyürken manuel süreçler işimizi takip etmemizi giderek daha zor hale getiriyor. IFS manuel süreçleri ortadan kaldırmamız gerektiğini bize göstererek bir iş disiplini sağlıyor. IFS ERP Uygulamalarıyla oluşturduğumuz ERP sistemini, bu kontrolü yeniden elimize geçirmemizi sağlayacak, kurumsallaşmamıza ve kurum kültürü değişimine destek olacak bir çözüm olarak görüyoruz..”
Seyhun Düzyol
Kalite ve Planlama Direktörü / MES Makina
“Belli bir üretim aşamasına kadar aynı üretim sürecinden geçen ürünlerimiz var. Bu parçalarda ayrı işlemleri, ayrı kayıtlar üzerinden yürütmektense, IFS ile kayıtları teke indirip belirli bir yoldan sonra dağıtmayı tercih ettik. Bu zaman avantajının yanı sıra çalışanlarımız açısından kolaylık avantajı sağladı. Ayrıca sevkıyatlarımızı da IFS üzerinden planlıyoruz; böylece satış ve depo sevkıyat birimleri ortak bir yapı üzerinden konuşturduk ve sevkıyatlarda oluşabilecek hatalar minimuma indirildi.”
Fuat Örnek
Proje Mühendisi ve Üretim Planlama Sorumlusu / MES Makina
MES Makina Hakkında
Kaynak makineleri, elektronik parçalar ve kimyasallar üretmek üzere 1965 yılında İstanbul-Cevizli’de kurulan MES Makina A.Ş., 1974 yılında savunma sanayii için alüminyum parçaların üretimine başladı. 70′lerin sonundan itibaren üretim süreçlerini geliştirerek tümüyle alüminyum ve alüminyum alaşım parçaların üretimine odaklanan firma, bugün basınçlı kaplar, otomotiv ve otomotiv yan sanayi ürünleri ve savunma sanayi ürünleri olmak üzere üç ana alanda faaliyet gösteriyor. 1998′de Kocaeli-Gebze tesislerine geçen firma, üretim teknolojilerine yaptığı yatırımlarla üretim kapasitesini sürekli genişletiyor.
Faydalar
• IFS ERP Uygulamaları MES Makina’da bir iş disiplini sağlayarak manuel süreçlerin otomatikleştirilmesine ve güncel verilerin kullanılmasına yardımcı oldu.
• IFS ERP Uygulamaları, planlanan ve gerçekleşen maliyetler arasında bir sapma olması durumunda uyarı yaptığı için, MES Makina’nın, iş süreçlerini tekrar gözden geçirerek düzenlemesini sağladı.
• IFS ERP ile yarı mamul seviyeleri daha iyi tanımlandı ve böylece maliyet muhasebesinde daha detaylı verilere erişilebildi.
• Üretim süreçleri çok daha detaylı olarak izlenebilir duruma geldi.
• MES Makina hem kalite sistemi hem de üretim işleyişi açısından kurumsallaşmaya çalışırken, IFS Uygulamaları şirketin bu hedefe ulaşmasını sağlayacak en önemli araçlardan biri oldu.
• Sevkıyatlarda oluşabilecek hatalar minimuma indirildi
• İK modülü sayesinde çalışanların performansı çok daha iyi bir şekilde yönetilebilir hale geldi
IFS ERP Modülleri
• IFS ERP Satış Yönetimi
• IFS ERP Satınalma
• IFS ERP Muhasebe
• IFS ERP Envanter
• IFS ERP Üretim Yönetimi
• IFS ERP Üretim Planlama
• IFS ERP Doküman Yönetimi
• IFS ERP Stok Yönetimi
• IFS ERP Sevkiyat Yönetimi
• IFS ERP Eğitim Yönetimi
• IFS ERP İK Yönetimi
• IFS ERP Maliyet Muhasebesi
Basınçlı kaplar alanında bir sektör lideri olan, ayrıca otomotiv sanayi ve savunma sanayi için alüminyum parçalar üreten MES Makina, üretiminin büyük kısmını ihraç ediyor. 200′ü aşkın personele sahip olan firma, üretiminin %50’sini oluşturan basınçlı kaplar alanında ağırlıklı olarak yangın tüpleri, dalış tüpleri ve medikal tüpler üretiyor. Otomotiv sektörü için rot kolları, anti-vibrasyon elemanları, pistonlar üreten MES Makina, savunma sektöründe Makina Kimya Endüstrisi Kurumu için ağır tüfek aksamları başta olmak üzere proje bazlı üretim yapıyor ve Finlandiya, Almanya, Hollanda, Romanya, İsviçre gibi çeşitli Avrupa ülkelerinin özel şirketleri ve devlet kurumları ile de çalışıyor. Yıllık alüminyum alaşım hammadde girişi 4000 ton olan ve sipariş üzerine çalışan MES Makina, özellikle 2000′li yıllarda üretim bantlarına ve teknolojilerine yaptığı yeni yatırımlarıyla kapasitesini artırmış durumda.
Şirketin Kalite ve Planlama Direktörü Seyhun Düzyol, MES Makina’nın pazardaki konumu ve üretimi hakkında şunları söylüyor: “Kaynaksız ve dikişsiz olarak üretilen yüksek basınçlı kaplar alanında Türkiye’de tek firmayız; Avrupa’da da iki firmadan biriyiz. Karbondioksit yangın sektöründe Avrupa’da en yüksek pazar payına sahip üreticiyiz. Yine darbeli ekstrüzyon teknolojisiyle alüminyum dövme alanında Türkiye’nin tek büyük firmasıyız. Basınçlı kapların ciromuzdaki payı %50; tam kapasiteyle çalışarak ayda 75 bin basınçlı tüp üretiyoruz. Otomotiv parçalarının ciromuzdaki payı ise %30-35 civarında. Dolaylı olarak yurtdışına giden parçalarla birlikte otomotiv üretimimizin %90′ını ihraç ettiğimizi söyleyebiliriz.”
Seyhun Düzyol, kendisinden önce güvenilir bir kalite sistemi oluşturulmuş olmasına rağmen, şirkette bir ERP sisteminin kurulması için yapılan girişimlerin sonuca bağlanamadığını belirtiyor: “MES Makina büyükbabam Şevki Düzyol tarafından kuruldu; ben üçüncü jenerasyonum ve aktif göreve üç yıl önce başladım. Bir değişime ihtiyaç olduğunu düşünüyordum ve bu düşünce ERP konusuna da eğilmeme neden oldu. O zamanki üretim planlama müdürümüz ve kalite direktörümüz en azından üretim planlama, üretim ve muhasebe alanlarında bir ERP sistemine geçilmesi için girişimlerde bulunmuştu ancak çeşitli nedenlerle bu girişimler sonuca bağlanamamıştı. Üretim planlama müdürümüz görevden ayrıldığında bu konuda bir boşluk oluşmuştu; maliyet muhasebesi çok sağlıklı gerçekleştirilemiyordu. Bir ERP programı yardımıyla üretim planlamasını daha aktif şekilde gerçekleştirebileceğimizi, kapasitemizi ve stoklarımızı daha iyi yönetebileceğimizi ve böylece müşterilerimizin taleplerine daha iyi cevap verebileceğimizi düşündüm.”
Alternatif çözümlerin değerlendirilmesi ve IFS ERP tercihi
MES Makina böylece bir yandan daha önce üzerinde düşünülen ERP programlarının üreticileriyle yeniden temasa geçerken, aynı zamanda bu dönüşümün kullanıcı alışkanlıklarını nasıl değiştireceğini ve şirketin hangi noktalarında dirençle karşılanacağını değerlendirmeye başladı. Seyhun Düzyol şöyle diyor: “Alacağımız ERP çözümü, muhasebe tarafında kullandığımız programın yerini de alacaktı. Gerekli araştırmaları yapmaya başladık, hatta başka firmalardaki uygulamaları incelediğimizde, en fazla muhasebe alanında dirençle karşılaşıldığını gördük. İncelemelerimiz sonucunda, üzerinde durduğumuz ERP çözümlerinin sayısını ikiye indirdik. Bunlardan biri IFS’nin, diğeri yerli bir üreticinin çözümüydü. IFS fiyatıyla, kurulumuyla, verileri ulaşımda sağladığı kolaylıkla, bakım ve desteğiyle daha avantajlı olduğu gibi, daha güçlü bir kurumsal imaja sahip bir firmaydı. Zaten bize geri dönüşlerinde de rakiplerinden çok daha profesyonel bir firma izlenimi verdi. Ayrıca birlikte çalıştığımız IFS kullanıcısı bazı firmalarla görüştük. Onların olumlu referanslarını da alınca IFS’yi seçmeye karar verdik.”
IFS danışmanlığında kolay geçiş
MES Makina ERP projesine 2007 Haziran ayında başladı. Şirket, IFS’nin danışmanlığında ilk etapta muhasebe, üretim, satın alma, kalite ve satış departmanlarını IFS uygulamalarına geçirdi. Seyhun Düzyol şöyle devam ediyor: “Öncelikle bütün mevcut verilerimizi yeni sisteme aktarmamız gerekiyordu ve projenin en çok zaman alan aşamalarından biri bu oldu. Ayrıca donanımımızı da yatırım yapmamız gerekiyordu; sunucumuzu ve bazı bilgisayarlarımızı yenileyerek sağlam bir yapıyla işe başladık. Bugüne dek belirli alışkanlıklar edinmiş olan kullanıcılarımızı da sıkmak istemiyorduk; bu yüzden farklı departmanlardan gelen geri beslemelere büyük önem verdik. Bu geri beslemeler ışığında IFS’nin ekibiyle toplantılar düzenleyerek onların önerilerini aldık.”
MES Makina uygulama çalışmasının ardından gerekli testleri gerçekleştirerek, Ekim 2007′de yeni ERP sistemini eski muhasebe sistemiyle paralel kullanıma aldı ve hemen ardından Kasım ayında IFS Uygulamalarını tümüyle canlı kullanıma geçirdi. IFS uygulamalarının 5 ay gibi çok kısa bir sürede hayata geçirilmesinin çok önemli olduğunu belirten Seyhun Düzyol, diğer firmalardakinin aksine muhasebe departmanının IFS Uygulamalarına kolayca uyum gösterdiğini de vurguluyor.
IFS’nin sağladığı iş disiplini
MES Makina, bu uygulama sonrasında satın alma ve satış süreçlerini tamamen IFS ERP Uygulamaları üzerinde gerçekleştirmeye başladı. Proje Mühendisi ve Üretim Planlama Sorumlusu olarak görev yapan Fuat Örnek, üretim süreçlerinde IFS’den tam anlamıyla yararlanmak için ise önlerinde bir adımın kaldığını belirtiyor: “Hammaddenin son mamule dönüşüm noktasında hala manuel bir operasyonumuz bulunduğu için, üretim planlaması ve üretim takip süreçlerinde biraz daha yol kat etmemiz gerekiyor. Bundan sonraki aşamada üretim departmanıyla ortaklaşa çalışarak üretim süreçlerinde de anlık ve gerçek veriye ulaşmayı hedefliyoruz.”
MES Makina tüm departmanlarının veri alışverişini IFS üzerinden gerçekleştirmesi için kendisine 1.5 yıllık bir hedef belirlemiş. Seyhun Düzyol şöyle diyor: “Bazı bölümlerimiz, örneğin muhasebe departmanımız IFS’e hızla geçti. Üretim birçok yere bağlı olduğu için üretim departmanının geçişi daha çok zaman alıyor. Üretim ve buna bağlı olarak maliyet muhasebesi konusunda daha net ve anlık sonuçlar almamız gerektiğini biliyoruz. Firmamız sürekli büyürken manuel süreçler işimizi takip etmemizi giderek daha zor hale getiriyor. IFS Uygulamalarıyla oluşturduğumuz ERP sistemini, bu kontrolü yeniden ele geçirmemizi sağlayacak, bir anlamda KOBİ’likten kurumsallığa geçişimizde bize yardımcı olacak en önemli araçlardan biri olarak görüyoruz. IFS aynı zamanda bu gibi manuel süreçleri ortadan kaldırmamız gerektiğini bize göstererek bir iş disiplini sağlıyor. eski verilerimizin güncellenmesine vesile yaratıyor ve kültür değişimine destek oluyor.”
Üretimde izlenebilirlik
Düzyol, IFS Uygulamalarının Stok yönetim modülüne de henüz geçmediklerini ancak stoklarını canlı olarak görebildiklerini ve işlerinin yapısı itibarıyla stok yönetiminde bir problemleri olmadığını belirtiyor: “Bizim işimizde giren hammadde ile çıkan ürün arasında stok takibi açısından bir sıkıntı yoktur; oluşan fire de stok takibinden değil doğrudan üretim tekniğinden kaynaklanır. Öte yandan planlanan maliyetlerle gerçekleşen maliyetler arasında çok büyük sapma beklenmese bile, IFS bize bunun güvencesini verecek. Böylece herhangi bir sapma durumunda, süreçlerimizi tekrar gözden geçirerek gözümüzden kaçan bir şey olup olmadığını anlayabileceğiz.”
Ayrıca MES Makine’de çok fazla yarı mamul seviyesi olduğu için bunların yönetilmesi gerekiyor. Eskiden ürün ağacı sadece alüminyumdan oluşuyorken, şimdi IFS ile birlikte daha detaylı yarı mamül seviyeleri tanımlanabiliyor ve bunlar rahatlıkla yönetilebiliyor. Böylece maliyet muhasebesinde daha aydınlatıcı verilere erişilebilmek mümkün oluyor. Örneğin basınçlı kaplarda ortak olan parçaların ortak planlanmasıyla üretim zamanlarının optimize edilmesi ve miktarların doğru ayarlanabilmesi mümkün.
Fuat Örnek ise şöyle devam ediyor: “Örneğin belli bir üretim aşamasına kadar aynı üretim sürecinden geçen ürünlerimiz var. Bu parçalarda ayrı işlemleri, ayrı kayıtlar üzerinden yürütmektense, kayıtları teke indirip belirli bir yoldan sonra dağıtmayı tercih ettik. Bu zaman avantajının yanı sıra ve çalışanlarımız açısından kolaylık avantajı sağladı. Ayrıca sevkıyatlarımızı da ERP sistemimiz üzerinden planlıyoruz; böylece satış ve depo sevkıyat birimleri ortak bir yapı üzerinden konuşturduk ve oluşabilecek hatalar minimuma indirildi.”
Farklı iş süreçlerinde verimlilik
MES Makina IFS Uygulamalarını farklı iş süreçlerini iyileştirmek ve verimliklerini artırmak için kullanıyor. Seyhun Düzyol “Özellikle parça ürettiğimiz otomotiv firmaları, belirli bir süre birlikte çalıştıktan sonra verimlilik indirimi istiyorlar” diyor. “Bizim de bu indirimi sağlayacak konuma gelip gelmediğimizi, iş süreçlerimizde ne kadar verimlilik artışı sağladığımızı ölçebilmemiz lazım. IFS işte bize bu verileri sağlayacak. Örneğin bu verilerle bir parçanın hangi işlemlerini hangi mavi yakalı işçilerin gerçekleştirdiğini, bunun için kaç saat çalıştığını, kaç ürünü hurdaya çıkardığını görebileceğimiz gibi, performans ölçümleriyle işçilerin aynı sürede aynı üründen kaç birim ürettiklerini karşılaştırmamız da mümkün.”
Düzyol çalışanlar IFS’yi öğrendikçe, verimliliği artıracak önerilerin bizzat onlar tarafından geldiğini söylüyor: “IFS geliştirilebilir bir yapıya sahip. Örneğin muhasebe departmanımız artık IFS ERP ‘yi öğrendi ve IFS’nin geliştirilmesi ile ilgili taleplerle gelebiliyorlar. Aynı şekilde diğer birimlerimizde de IFS benimsendikçe verimliliği artırmaya yönelik benzer öneriler gelecek. Onlarla düzenli toplantılar yaparak taleplerini IFS’ye ileteceğim; böylece küçük modifikasyonlarla uygulamayı da zaman içinde ihtiyaçlarımıza en uygun hale getirebiliriz.”
MES Makina’nın kullandığı IFS ERP modüllerinden bir diğeri ise İnsan Kaynakları. Fuat Örnek bu konuda şunları söylüyor: “İnsan kaynakları modülünü devreye almış durumdayız. Eğitim tarafında bazı eksiklikler gözlediğimiz için ilk etapta bu modülle kalite sistemimizin eğitim tarafına eğilmeye önem verdik. Sonraki aşamalarda Seyhun Bey’in belirttiği gibi çalışanların performanslarını da bu modülle ölçeceğiz.”
MES Makina basınçlı kaplarda müşterilerine 10 yıllık garanti veriyor. Ürünler seri numaralı olarak üretildiği için müşteriler bu seri numaraları üzerinden şikayetlerini iletebiliyorlar. Şirket bu alanda da takip edilebilirliği artırmak için IFS’den bir uygulama modifikasyon talep etmiş. Fuat Örnek “Artık eskiye nazaran çok daha detaylı bir izlenebilirliğimiz var” diyor. “Eskiden sadece ürün giriş ve çıkışlarını izleyebilirken, bugün nihai ürünü çağırdığımız zaman hangi yarı mamullerden üretildiğini, hatta hangi satın alma siparişiyle geldiğini izleyebiliyor, bu bilgileri müşterilerimize de sunabiliyoruz.”
MES Makina’nın bünyesinde talaşlı imalat işlerini yaptırdığı bir tedarikçi firma daha yer alıyor. Yönetimi bağımsız olan bu ortak firma eskiden MES Makina’nın iş akışına bağlı kalmak durumundaydı: MES Makina’nın iş emirleri üzerinden bu firmaya da siparişler geliyordu. IFS’ye geçildiğinde bu ortak firmanın iş siparişlerinin ayrılması ve kendilerine ait standart satın alma siparişlerinin açılması ve bu siparişleri takip etmesi mümkün oldu. Fuat Örnek böylece IFS’yle daha etkin bir satın alma süreci oluşturduklarını vurguluyor.
Bunların yanı sıra IFS, MES Makina’nın kağıtsız ortama geçmesine de katkıda bulunuyor. Seyhun Düzyol, “IFS sayesinde birçok kağıt işi ortadan kalkacak, çünkü bu süreçleri IFS’nin veritabanına yüklemiş olacağız” diyor. “Bu bize kalite yönetimi açısından da büyük avantaj sağlayacak.”
IFS ERP ’nin kurumsallaşma sürecine katkısı
MES Makina’da IFS ile birlikte kurumsal kültürde de bir değişiklik yaşanıyor. Böylece çalışanlar iş yapma alışkanlıklarını değiştirirken, şirket de iş süreçlerini sürekli iyileştirerek en verimli hale getiriyor. Seyhun Düzyol “Bir aile şirketi, bir KOBİ olarak yola çıktık, ancak kurumsallaşma yolunda hızla ilerliyoruz” diyor. “Hem kalite sistemimiz açısından hem de üretim işleyişimiz açısından kurumsallaşmaya, işimizi insana bağımlı olmaktan çıkarıp bir sisteme dönüştürmeye çalışıyoruz. Bunu başaracaksak işlerin eskisi gibi gitmemesi gerektiğini biliyoruz ve bunu çalışanlarımıza da anlatıyoruz. IFS Uygulamalarının kurumsallaşmaya giden süreçteki en önemli anahtarlardan biri olduğuna inanıyorum.”
