Reiners + Fürst GmbH & Co. KG (R+F), dokuma firmalarının ring iplik ve ring büküm makineleri için iplik halkaları ve çelik rotorlar üreten uluslararası bir işletme. Ring ve rotor sistemlerinin yanı sıra ring iplik sektörü için cihazlar da üretim portföyünde yer alıyor. 65 yılı aşkın bir süredir piyasada başarıyla faaliyet gösteren, orta ölçekli bir aile şirketi ve artık ailenin dördüncü nesli yönetimde. R+F geleneği, mevcut çözümlerin daima piyasanın en güncel ihtiyaçları doğrultusunda güncellenmesini ve firmanın kalite standartları korunarak müşterinin en yüksek faydasının güvence altına alınmasını gerektiriyor. Birçok ada çözümler ile mevcut eski yazılım şirket gereksinimlerine artık cevap veremediğinde R+F, yeni bir sistem arayışına girdi. ERP Projesi Yöneticisi Ralf Höing, bu sürece ilişkin deneyimlerini ERP NEWS ile paylaştı.
Bay Hönig, şirketiniz yeni bir yazılım arayışına girdiğinde odağında hangi görüşler vardı?
Ralf Hoing: Bizim için önemli fonksiyon alanları ile süreçleri kapsayan, esnek, istikrarlı ve entegre bir çözüm arayışındaydık. Bu nedenle hedefimiz temel alabileceğimiz ve tekstil sektörünün tipik gereksinimlerine adapte edebileceğimiz bir açık standart platform bulabilmekti. Ayrıca firmamız -muhtemelen başka birçok orta ölçekli firma gibi- sınırlı IT bütçesini mümkün olduğunca etkin bir biçimde kullanmayı ve bu uzun vadeli yatırım ile iyi bir maliyet-fayda oranına erişmeyi istiyordu.
Benzer bir arayışa giren firmaların sistem değerlendirmeleri sırasında dikkat etmesi gereken noktalar var mı?
R.H: Deneyimlerim, başlangıçtaki bilgi ve oryantasyon sürecinde farklı yazılım konseptleriyle ilgilenmenin, bu yazılımların mevcut hedef ile ilgili avantaj ve dezavantajlarını karşılaştırmanın mantıklı olduğunu gösterdi. Çünkü klasik standart sistemlerin yanı sıra orta ölçekli işletmeler için fiyat-performans oranları açısından cazip olabilecek pek çok alternatif yaklaşım da bulunuyor. Örneğin, özelleştirilebilen standart ERP’ler KOBİ’lerin gereksinimlerini çok iyi karşılayabilir ve pragmatik bir orta yol sunarlar. Bu tür çözümlerde sistem, şirketin ihtiyaçları doğrultusunda adaptasyon yeteneğinin ötesinde mevcut operasyonel süreçlerin faydalarını birleştirme yeteneğine sahiptir.
Siz esnek bir çözüm mü kullanıyorsunuz?
R.H: Evet. R+F 2003’ten bu yana “özelleştirilebilir standart” bir çözüm olan caniasERP’yi kullanıyor. caniasERP bir yandan yaygın iş süreçlerini ve fonksiyonel alanları kapsıyor ve böylece standart süreçlerimizi en baştan itibaren, herhangi bir değişiklik olmaksızın destekliyor. Öte yandan caniasERP ‘nin özgün geliştirme platformu TROIA’ya ve uygulamanın kaynak koduna doğrudan erişimimiz sayesinde dilediğimiz tüm geliştirmeleri yapabilme özgürlüğümüzü de sağlıyor.
Şirketiniz için bir açık kaynak kodlu platformu cazip kılan tam olarak neydi?
R.H: Kaynak kodu IAS danışmanları ve yazılım geliştirme uzmanlarının yanı sıra yazılımın kullanıcıları için de daima açık olduğundan, eğitim almış çalışanlarımız gerekli değişiklikleri yapmak için sisteme istedikleri her an ve doğrudan erişim imkânına sahipler. Bunlar küçük düzenlemeler olabileceği gibi büyük, özellikli, şirketimize özel geliştirmeler de olabiliyor. Bazı gereksinimler yalnızca şirket içi kaynaklarla karşılanabiliyor ve bu da otomatik olarak harici destek maliyetini düşürüyor. caniasERP ‘nin bu yeteneği firmalara kendi sistemlerini özelleştirmek konusunda önemli bir tasarım özgürlüğü ile gerekli esnekliği sunuyor. Sonuçta pazardaki değişikliklere hızla ve makul bir maliyetle tepki verebilmek, R+F açısından çok önemli.
ERP projenizde hangi uyarlamalar yapıldı ve kapsamları ne boyuttaydı?
R.H: Yapılan sistem uyarlamaları ile öncelikle farklı bölümlerimiz arasında karşılıklı bilgi akışının sağlanması hedefleniyordu ve bu, proje hedefleri içinde yer alan bütçeleri aşmadan gerçekleştirildi. Örneğin satış departmanımız artık müşterilerimize teslimatlarımıza ilişkin daha hızlı ve daha güvenilir bilgiler verebiliyor. Bunun dışında firmamız için standart çözümde bulunmayan bazı özel geliştirmeler de yapıldı. Örneğin geri bildirim kalitemiz, otomatik “tutarlılık kontrolleri” sayesinde çok daha iyi hale geldi. Bununla birlikte herhangi bir uyarlamanın önemli bir karar olduğu akıldan çıkartılmamalı, tüm özel geliştirmelerin genel sisteme uyumu çok iyi düşünülmeli ve yeni sürümlerin yaratacağı potansiyel maliyetler de akılda tutulmalı.
ERP sisteminde güncellemeler yapıldığında ya da yeni versiyonlar gündeme geldiğinde olası maliyetler nelerdir? Böyle bir güncelleme ne kadar zor ya da kolaydır?
R.H: Daha yakın bir zamanda versiyon güncellemesi yaptık. Düzenli bakım anlaşması yapan bir müşteri olarak yeni yazılım sürümünü ücretsiz aldık. Ardından özel uygulamalarımızın yeni sürüme transferi için gerekli çalışmalar IAS danışmanları tarafından yürütüldü. Yeni sürüme geçişin maliyetini belirlerken IAS kendi algoritmalarını uyguluyor. Bu hesaplamada, standart sürümde müşteriye göre özelleştirilmiş bir fonksiyonun güncellenip güncellenmediği ya da tamamen yeniden programlama yapılıp yapılmadığı dikkate alınıyor. Ayrıca uyarlamaların sayısı ve bunların diğerleri üzerindeki etkileri gibi faktörlerle ilgili konular da bu kapsamda çözümleniyor. IAS’nin proje başlamadan önce gerçekleştirdiği değerlendirme gerçek maliyetleri oldukça doğru bir biçimde yansıtıyordu ve sürüm güncelleme planlanan bütçe kapsamında gerçekleştirildi.
Sürüm güncellemesi sırasında hangi adımlar önemliydi ve özelleştirmeler göz önüne alındığında önemli olan neydi?
R.H: İlk adımda IAS ile R+F için özel olarak hayata geçirilen ya da caniasERP kapsamında bulunup R+F için özelleştirilen fonksiyonlar ile gelecekteki ihtiyaçlarımız hakkında konuştuk. Sürüm güncellemesinin başlangıcında yeniden yapılandırma konusu çok önemliydi: 2003 yılında R+F için özel olarak geliştirilen bazı özellikler yeni versiyonun standart sürümüne dahil edilmişti ya da artık kullanılmıyordu. Bu nedenle ikinci adımda süreçler ve özel geliştirmeler gözden geçirilmeli, faydalı ve anlamlı olup olmadıkları kontrol edilip kısmen temizlenmeliydi. Bence şirketler yeniden yapılandırmayı kötü bir zorunluluk olarak değil aksine bir şans olarak değerlendirmeli: Böylece çözüm ve süreçlerini daha detaylı bir biçimde tasarlayabilir ve gelecekte ortaya çıkabilecek muhtelif maliyetlerden tasarruf edebilirler. Üçüncü adımda veri ve özel uyarlamaların yeni versiyona adaptasyonuyla ilgili teknik değişiklikler gerçekleştirildi (test ortamında kurulum yapıldı). Daha sonra R+F bir eğitim aldı ve farklı testler yaptı. Göze çarpan noktalar IAS tarafından yeniden düzenlendi ve yeniden yapılan testlerin ardından yeni sürümde canlıya geçildi.
Proje sırasında edindiğiniz deneyimleri bizimle paylaşır mısınız? Bu tür projelerde dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?
R.H: Yeni bir ERP sistemi olarak caniasERP ‘yi kullanmaya başladıktan sonra çevrim sürelerimiz belirgin bir biçimde kısaldı (ürün grubuna bağlı olarak yüzde 20-30 daha kısa), sipariş hacmimiz yaklaşık yüzde 20 oranında arttı ve ayrıca çok daha incelikle yapılandırılmış süreçlere ulaştık. Planlama ve üretim kontrolü iyileştirildi ve daha verimli çalışır hale geldi. Biz caniasERP ‘nin yüksek uyum sağlama kabiliyeti ve IAS ile yakın bir çalışma sayesinde şirketimize ve sektörümüze özgü taleplerimizi hayata geçirmeyi ve onları zamanla geliştirmeyi başardık. Geçiş sonrasında yeni versiyon daha net (ama yine de özelleştirilebilir) ara yüzler, daha hızlı bir çalışma ve hassas arama için ek özellikler sağlıyor.
Çoğu zaman firmaların kendilerini ve kendi süreçlerini sorgulamaları zordur. Buna rağmen sürüm geçişlerinde şirketlere daima şirkete özgü süreçlerine eleştirel bir gözle bakıp gerekirse yeniden gözden geçirmeleri tavsiye edilir. Özelleştirmeyi zorunlu kılmayan durumlarda, müşterek süreç katılımcılarıyla birlikte, mümkün olduğunca standartlara bağlı kalmak denenmelidir. Genel olarak bence bunun gibi uzun vadeli projelerde, proje yöneticisine yeterince yetki ve sorumluluk verilmeli, bölümlerden anahtar kullanıcılar projenin başlangıcından itibaren sürece dâhil edilmeli ve her takım içinde bilgi paylaşımı için yeterli alan bırakılmalıdır.
Ben yazılım özelleştirme konusundan bağımsız olarak entegre bir sistem kullanılmasını tavsiye ederim. Deneyimimiz kesinlikle gösterdi ki, tutarlı bir ERP ortamı daha yüksek bir süreç istikrarı ve daha iyi bir performans sağlar: Ada çözümler arasında gecikmeye yol açan ve hata olasılığını artıran arayüzler olmaksızın, homojen bir veri tabanı, veri tutarlılığını artırır; bakım ve yönetim giderlerini azaltır. Tüm süreç zincirindeki daha iyi bilgi akışı ile muhtemel riskler çok daha erken tespit edilebilir ve gerekli önlemler alınabilir.
Yazılım seçiminde rol oynayan 10 özellik:
- Sistemin uyum sağlayabilmesi ve esnekliği
- Verilerin ve süreçlerin şeffaflığı
- Süreçlerin verimliliği
- Uygun fonksiyon kapsamı: İlgili tüm iş alanlarını kapsaması
- Yüksek sistem kullanılabilirliği ve minimum kesinti
- Çözümün işletim sistemi ve veri tabanı bağımsızlığı, platform bağımsız bir çözüm olması
- Gelecek güvencesi: Olası teknoloji değişiminde sistemin fonksiyonel kullanılabilirliği
- Güvenilir hizmet ve servis sistem sağlayıcının hızlı yanıt verebilmesi
- Eğitimlerde teknik bilginin kapsamlı aktarımı (Kullanıcı, Key-User, v.s.)
- Yazılımın hayata geçirilmesi ve çalıştırılması için kolay kullanım
Özelleştirilebilir ERP sistemlerinin yüksek esnekliği sayesinde KOBİ’ler, sektöre özgü süreçlerini verimli bir biçimde ERP sistemine aktarabilirler. KOBİ’ler iş süreçlerinde daha fazla şeffaflık ile kurumsal yönetim için de daha iyi bir temel elde ederler.
Reiners + Fürst‘de caniasERP Projesinin kısa tarihçesi
caniasERP, 2003 yılından bu yana tekstil makineleri yedek parça üreticisi olan R+F’nin seri ve sipariş bazlı üretimini destekliyor. Uygulama süreci kademeli olarak ilerledi: Önce genel muhasebe ve demirbaş muhasebesi modülleri ile finans uygulamaları hayata geçirildi. İkinci aşamada, üretim planlama ve lojistik (iş planlama, dağıtma ve üretim ile ilişkili tüm modüllerle birlikte) ile ilgili süreçler devreye alındı. Üçüncü adımda tedarik, muhasebe denetimi gibi, geri kalan fonksiyon alanları uygulandı. Son olarak mevcut yazılıma bordro ve komisyon hesaplamaları devreye alındı. Hem yeni sistem ortamının kurulması ve kullanıma alınması sırasında hem de projenin sonraki aşamalarında anahtar kullanıcılar ve son kullanıcılar için pratik eğitimler gerçekleştirildi. O yıldan bu yana ERP sistemimiz tüm süreçlerimizde sürekli kullanıldı ve geliştirilmeye devam etti.
Editör: Anna Seel
