Thierry Diniz IFS Applications İle Tüm Süreçlerinde Tam Entegrasyon Sağladı

2015 yılı Nisan ayında başlayan Thierry Diniz IFS ERP projesinde tüm süreçlerin devreye alındığı tam entegre bir sistem ile 1 Temmuz 2015’de canlı kullanıma geçildi. Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın ve Muhasebe Müdürü, ERP Proje Yöneticisi Mehmet Enis Çetiner ve IT sorumlusu Ayhan Mutlu seçim aşamasından başlayarak projede yaşananları, beklentileri ve gerçekleşenleri aktardı.

Öncelikle IFS’i seçmenizdeki temel etkenden bahsedebilir misiniz?

Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın: ‘’IFS’i seçmemizde rol oynayan en önemli parametrelerden biri global bir yazılım olması idi.

Görüştüğümüz diğer ERP yazılımlarının da IFS’in de referanslarını ziyaret ettik ve başarılı implementasyonları görerek IFS’e yatırım kararı aldık. Çok büyük ölçekli bir firma olmadığımızdan dolayı maliyet de bizim için önemliydi. Bu dönemde IFS’in yönlendirmesi ile IFS’in iş ortağı EGERIA ile tanıştık. Egeria’nın Bursa’da oldukça fazla projesi vardı, ekibin sürekli Bursa’da oluyor olması bizim işimize yaradı. ‘’

Bu süreçte ERP’den beklentileriniz ne yönde?

Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın: ‘’ERP’den en önemli beklentimiz üretim ve finans başta olmak üzere tüm süreçlerin tam entegre olmasıdır. Proje süresini kısaltan temel etkenin yaptıkları hazırlıklar olduğunun bilincindeyiz. 3 ay gibi bir sürede tüm modüllerle birlikte canlı kullanıma geçtik. Bunu, bizim hazır olmamız, ne yapmak istediğimizi biliyor olmamız ve IFS Applications’un standardına bağlı kalmamız sağladı. Proseslerimizde ne yaptığımızı, ne yapmak istediğimizi  ve nasıl bir akış kuracağımızı çok iyi biliyorduk. Örneğin mevcut sistemde siparişe üretim yapıyorduk ve bu şekilde bir üretim modeli bizi kilitliyor ve esnekliğimizi azaltıyordu. Stoka üretim yapıp aynı ürünü en son noktada müşteriye satış yapmak istiyorduk.Mal kabul, depo transferleri ve fason süreçlerinde neler yapmak istediğimizi biliyorduk. Süreçlerimiz % 80 oranında belliydi. Ne yapacağımızı biliyor olmamız proje sürecini kısaltmamıza imkan verdi.’’

ERP sürecinizden kısaca bahsedebilir misiniz?

Thierry Diniz ERP Proje Yöneticisi M. Enis Çetiner: ‘’ERP yazılımının seçiminin ardından kendi bünyemizde proje çalışmaları yürütmeye devam ettik. 20 beyaz yaka ile toplamda 67 çalışana sahip olduklarını ve beyaz yaka personelin neredeyse yarısının ERP proje sürecine dahil oldu. Bu şekilde bir proje ekibinin en önemli artısı doğru ve hızlı karar alınabilmesi, eksisi ise mevcut operasyonel süreçlerin devam etmesi nedeni ile iş yoğunluğunun artması oldu. (ERP Proje Yöneticisi Çetiner )

Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın: Geçmişte hem IFS Applications hem de başka ERP tecrübeleri olan bir ekip ile yola çıktık.19 Mart 2015’de yapılan kickoff toplantısı ile birlikte Nisan ayında projeye başladık ve projenin başladığı Nisan 2015 tarihinden bu yana hedeflenen canlıya geçiş tarihi, 1 Temmuz 2015’di. Türk hesap döneminden farklı olarak hesap dönemleri Ekim ayıdır,  bu nedenle de sistemin Ekim ayına kadar oturmasına büyük önem gösterdiğimizi söyleyebilirim. Biz, tüm modülleri ile projeyi devreye almak için 3 aylık bir süre belirledik. Uygulama, eğitim ve test süreçleri dahil 1 Temmuz 2015’e canlıya geçiş tarihi koyduk ve proje planını buna göre yaptık. Projeyi bu kadar kısa sürede devreye alacağımıza inancım çok yüksekti hatta Egeria’dan daha fazla inanıyordum diyebilirim.’’

Thierry Diniz ERP Proje Yöneticisi M. Enis Çetiner: ‘’Projeyi yürütürken IFS Applications’un standardını kullanmaya gayret ettik. neredeyse IFS’te yapılan tek değişikliğin kalite konusunda olduğunu söyleyebilirim. Kumaş üretimi ile ilgili kalite standartlarının farklı olmasından dolayı bizim kalite sürecimiz diğer sektörlerden biraz farklı idi. Burada Egeria ekibinden Sefer Bey ve Aycan Bey’in çok büyük desteği oldu.ERP Proje sürecinde kendi ekibimiz tarafından  bazı hatalar yapıldı. Proje ekibinde yer alan anahtar kullanıcılarının ve kendilerinin mevcut iş yoğunluklarının fazla olması belirli bir süre bizi ve Egeria’yı zorladı. Bu iş yoğunluğu içerisinde hem eski sistemi hem de IFS’i aynı anda kullanmaya çalışmak hepimiz için kolay olmadı. Ancak özellikle canlı kullanıma son bir ay kala test çalışmalarına ağırlık vermeye çalıştık. Bu süreçte sisteme ilgili kullanıcılar satın alma siparişlerini ve endirekt malzemeler için satın alma taleplerini girmeye başladı. Bu test çalışmaları canlı kullanıma geçişte sorunları minimuma indirecek şekilde hareket etmemizi sağladı’’

Canlı kullanıma geçmenizin ardından gelişen süreci paylaşabilir misiniz?

Thierry Diniz ERP Proje Yöneticisi M. Enis Çetiner: ‘’Canlıya geçerken tüm modüllerin devreye alındı kullanılmayan, bir modül olmadı. Barkod yapımızı bütün ürünlerde değiştirdik. Sayım datamızı son gün son saniyeye girdik. IFS ile birlikte FİFO’ya uygun bir şekilde el terminali uygulamasına geçtik. Maliyetlerimizi taşıdık. Satış faturalarımızı ve depo hareketlerimizi IFS’den kullanmaya başladık. Temmuz ayı bittiğinde Ağustos ayının birinci günü maliyetlerimizi çalıştırdık. Küçük eksiklikler ya da kurgu da hatalarımız olduğunu görerek, onları da düzelttik. Olması gereken yere getirdik.

Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın: En önemlisi bütün ekibin IFS’e kanalize olması idi. IFS Applications’un bizim tek sistemimiz olduğunu ve bunun dışında hiçbir sistem kullanılmayacağını vurguladık. IFS ERP’ye geçerken en büyük sıkıntımız eski programda yapılan hataların başkalarını etkilememesi yani entegre olmamasından kaynaklanan alışkanlıklardı.’’

Bu sürecin sizlere sağladığı faydalardan bahsedebilir misiniz?

Thierry Diniz ERP Proje Yöneticisi M. Enis Çetiner: ‘’IFS Applications ile hayatımızdaki en büyük değişikl finansal süreçlerdeki tam entegrasyon oldu. İlk etapta yaşanan değişiklikleri şöyleydi: Finansın sadece üretim süreçlerine değil satınalma, satış, depo mal kabul, fatura süreçlerinin hepsine entegrasyonu bizim için çok büyük bir artı oldu. Fason süreçlerimiz iyileşti. Fason alımlarımızda tam izlenebilirlik sağladık. Bilgi ile oluşan tüm verilerimiz tutarlı hale geldi. Artık “neden” sorusunun cevabını çok net ve hızlı şekilde verebiliyoruz.Data tutarlılığı da en önemli kazançlarımızdan birisi. Yarı mamul ve mamulde lot takibi yapıyoruz. Her kademedeki iş emriyle de bunun linkini görebiliyoruz. Üretime şu lot ile giren bir iplik tüm proseslerde hangi iş emrinden geçmiş ve hangi ürün ile müşteriye gitmiş oradaki tüm süreci görebiliyor olmak müthiş bir bilgi. Bu bilgiyi toparlayabilmek için eskiden günlerce çalışma yapmak gerekiyordu. Bu yapı IFS Applications’un standardında var.Egeria tarafında küçük ama dinamik bir ekibimiz vardı bu nedenle çok başarılı bir şekilde ilerledik.

Bazen istediğimiz şekilde projeye katılamadığımız için onları biz üzdük. Gayet iyi destek oldular bize. Danışmanlık bir ERP projesinin en önemli aşamalarından birisi. Her ne kadar ne istediğinizi net olarak biliyor olsanız da sistemin getirilerini doğru aktarmak bazen de yanlış istediğiniz şeyleri düzeltmek, doğru yöntemler ve doğru metotlarla bizi yönlenmeleri çok önemli oldu.  Olmayacak şeylere evet demediler.  Beklentilerimizi ve ne yapmaya çalıştığımızı söyledik, sistemin yapabilecekleri ile en iyi çözümün ne olabileceğini Egeria ortaya koydu. Örneğin karakteristiklerden kod oluşturulması gayet güzel bir uygulama idi. Şu an sistemde yeni kod oluşturuyorken bunu aktif şekilde kullanıyoruz.’’

ERP sürecine başlayacak olan firmalara önerileriniz nelerdir?

Thierry Diniz Genel Müdürü Ayhan Çalgın: ‘’Seçim süreci çok önemli. Kendi proseslerinize hakim olmanız gerekiyor. Yeni sistemden beklentilerinizi ortaya koyuyor olmanız, hangi kırılımda, hangi detayda bilgi almanız gerekiyor bunu biliyor olmanız gerekiyor. İmkansız diye bir şey yok yazılımlarda ama istediğinizi almak ve yürütmek için harcayacağınız efor, zaman, bunun kompleksliği ve kullanılacak kaynak; elde edeceğiniz sonuçlara değer mi yoksa başka bir şekilde bunu çözebilir misiniz? Bunun analinizi çok iyi yapmak gerekiyor. Karmaşıklığından öte son kullanıcılar için kolay ve hızla öğrenilebilir bir sistem kurmak daha önemli. Bu bakış açısı ile yapılırsa ERP projeleri başarılı olabilir. Tabi iyi bir ekip de çok önemli her iki taraf için. Operasyonel olarak ne yaptığını bilen endüstri standartlarına bu şekilde prosesleri bilen, uygun bir şekilde yönlendirme yapan bir ekiple çalışmak çok önemli.IFS ERP Projesinde ilk faz modülerinin canlı kullanıma geçmesinden sonra üzerinde çalıştıkları uygulamaları aktaran Çetiner “E-fatura ve E-defter entegrasyonları, Yüklenen KDV raporlamalarının sistem üzerinde yapılabilmesi ve özellikle Bütçe Yönetimi modülünün kurgulanması ikinci faz olarak projede devreye alınan uygulamalar oldu. Bundan sonraki süreçte hedefler; Tedarikçi ve müşterilerimize EDI ile otomatik siparişlerin aktarılması, Kanban uygulaması ile depolar arası malzeme tetikleme, Bakım Yönetimi modülünün devreye alınması ve ayrıca globalde konsolide olarak alınan raporların IFS sisteminden alınması için çalışmalar yapılması olacak. ‘’

Son olarak projenin başarısında etkili rol oynayan faktörler nelerdir?

Egeria Proje Yöneticisi Seçil Uz Beşikci: ‘’Thierry Diniz’de proje ekibinde yer alan anahtar kullanıcılar ile genel olarak aynı dili konuşabiliyor olmak, proje ekibinin sistemden beklentilerinin gerçekçi beklentiler olması, bu beklentilerin çoğunlukla IFS Applications’un standartları ile çözülebiliyor olması, projede yer alan herkesin sorumlu olduğu süreçleri sahiplenmesi, canlıya geçiş olarak belirlenen kesin bir hedefin olması ve her iki ekibin de uyum içerisinde çalışması uyarlama sürecinin kısa olmasına rağmen projenin başarılı olmasının temel sebeplerindendi. Projede yapılacak işler hep karşılıklı olarak iş listeleri ile takip edilerek temellendirildi. Bu düzenli çalışma da hedeflenen sürelerin sapmamasını sağladı ve projenin plan doğrultusunda canlıya geçmesini kolaylaştırdı.’’

Egeria Danışmanı Aycan Beşikci: ‘’Tüm modüller üç ay gibi kısa bir zaman diliminde sadece operasyonel işlemlerin yapılması şeklinde basit düzeyde değil, tam kapsamı ile devreye alındı. MRP’yi Advance Planning Board yapısı ile kurulmuş gelişmiş planlama tahtası kullanarak kurguladık, Thierry’nin özellikle ana sanayi müşterileri ile çalışmasının getirdiği yapıya bağlı olarak müşteri çizelgelerini kullandık, aynı şekilde satınalma taleplerinde de çizelgeleme yapısını kullandık. Böylece hem satış hem de satınalma tarafında öngörü siparişler ve öngörü talepler planlamaya dâhil edilmiş oldu.’’

Egeria Danışmanı Sefer Ercan: “Çok kısa zamanda tekstil standartları gereği Thierry Diniz’in yapısına uygun yeni bir kalite kontrol ekranı tasarladık. Bu ekran bizim için de farklı bir deneyim oldu. Projeye başladığımızda en çok çekindiğimiz modüllerden biri kalite yönetimi modülü ve kalite kontrol ekranıydı. Ancak proje canlıya geçtiğinde proje başındaki düşüncemizin tam tersi bir durum ortaya çıktı diyebiliriz. Canlıya geçiş sonrası tüm birimler içerisinde en kolay ve en kısa sürede Kalite birimi sürece adapte oldu. Bu adaptasyonda modül anahtar kullanıcılarının süreçle ilgili testlerini doğru zamanda çok iyi şekilde yapmalarının payı büyüktür. Yapılan her test sürecinden sonra alınan sonuçlar bizlerle paylaşılarak maddeler önceliklendirildi ve canlı kullanıma geçişe kadar öncelikli olan tüm maddeler tamamlanarak kalite kontrol ekranı 01.07.2015 tarihi itibariyle hatasız çalışır şekilde devreye alındı. Tüm süreçler oturduktan sonra da test sürecinde talep edilen önceliği birinci düzeyde olmayan maddeler de tamamlanarak güzel bir çalışma ortaya çıkarıldı. Kalite kontrol tarafında yapılan kurgular ile kalitesizlik maliyetinin de takip edilebilir olması sağlanmış oldu.” Joint-venture yapısı ile kurulan Thierry Diniz’in ortaklarından Johnson Controls’un temel beklentisinin  finansal raporlardaki tutarlılık olduğunu vurgulayan Çalgın “Şu anki durum onları çok mutlu ediyor. ERP projesi için dışarıdan ekip istemediğimizi söylediğimizde çok şaşırdılar. 3 ay gibi kısa bir sürede devreye almamız da onları çok şaşırttı. Globalde farklı bir ERP kullanılıyor ancak biz Joint-venture yapımızdan dolayı kendi ERP tercihimizi yapabildik. Yakın zamanda konsolidasyon için finansal entegrasyonu da tamamlıyor olacağız”