ERP yazılımı satın alarak kurumsallaşma yolunda ilk adımını atan firmalar tüm süreçlerini yavaş yavaş dijital ortama taşımaya başlarlar. Bu süreçlerden özellikle yönetim kademesini en çok ilgilendiren ve mutlu eden onay mekanizması ve imzalardır. Eğer yöneticiler mutlu ise ERP sistemi başarılı görünür. Ama kimse işin mutfağındaki durumun farkında değildir.
ERP ile dijitalleşen veriler ve belgeler, yöneticilerin karşısına çok daha anlamlı ve istenilen formatta gelmeye başlar. Böylece verilerin kontrolü çok daha rahat bir şekilde yapılmaya başlanır.
Yöneticiler için artık işlerini takip etmek çok daha kolaylaşmıştır. Dijital olarak önlerine gelen belgere onay verip işin tipine göre bir sonraki aşamaya geçmesi sağlanır. Yöneticiler Mutludur. Sistem tıkır tıkır işlemektedir…
ERP den önce olmayan bir çok onay adımı, ERP ile yöneticilerin kontrolüne verilmiştir. Artık işlerin bir sonraki aşamaya geçebilmesi ve ilerlemesi için Onay mekanizması ve imzalar devrededir. Yöneticiler artık iş süreçlerinde çok daha kilit roller üslenmeye başlamıştır.
Bu durum aslında kurumsallaşmanın ilk adımıdır. Yani patron kontrolünde olan onay mekanizmasının yöneticilere dağıtılması…
İşin bir başka boyutu ise, bir süre sonra yönetici sabahtan akşama kadar onay vermeye başlamasıdır. İşte bu durumda birdenbire o yöneticinin en önemli işi onay vermek olur. Çünkü işlerin ilerlemesi gerekmektedir…
Tabikide bu yapı yöneticinin hoşuna gider. Çünkü alt tarafı bir botuna basıyodur. Hatta bazı durumlarda toplu seçip 100 belgeyi bile aynı anda onayladığı bile oluyordur. Ancak onay veren o yönetici tatile çıktığında veya toplantıda olduğunda (-ki genelde toplantıda olurlar), herkes bu kişinin sisteme login olup onay butonuna basmasını beklediği için süreçler takılmaya başlar. Hatta bazen acil işler onaysız yapılmaya başlar. Mekanizma delinir. Çünkü bilinirki nasıl olsa onay verilecek. Sonra hallederiz…
Hepimiz biliyoruzki, dijital olarak çok fazla belge onaylayan yöneticiler, belgeleri çokta fazla kontrol etmeden biriktirip, toplu bir şekilde onaylar. Böyle olunca asıl işi yapan veri giren key userların işleri aksar, belkide zamanında yapılmayan onaylar sebebi ile fazla mesai bile yapmaları gerekebilir.
Duruma birazda veri giren, ERP nin çalışmasını sağlayan kullanıcların penceresinden bakmakta yarar var. Tabikide onay mekanizması çok önemli. Ancak, nasıl olsa mekanizma var diye, her adıma onay koymakta, iş süreçlerinin hantallaşmasına ve kullanıcıların verimlerinin düşmesine sebep olabilir.
Kullanıcının veriminin düşmesi demek, Sistemin veriminin hatta işinizin veriminin düşmesi anlamına gelir. Halbuki ERP yazılımını firmaya kurmanın en önemli sebeplerinden biri de iş veriminin artması beklentisidir.
Malesef firmalarda, Herşeyin onaydan geçmesi ve kontrol altına alınması, yöneticiler tarafından verimin artması gibi algılanmaktadır. Halbuki firmanın mutfağında işler hiçte yukarıdan gözüktüğü gibi değildir. Mutfakta işler daha hızlı yapılabilecekken monotonlaşmakta ve yavaşlamaktadır. Belkide bu durum kurumsallığın dezavatajlarından biri olarak değerlendirilebilir.
Bu yüzden onay mekanizmasının gerçekten hayati öneme sahip noktalara koyulması gerekmektedir. Unutmayın, ERP yazılımlarının standartlarıyla gelen onay yapısı çoğu zaman yeterlidir. Bu yapı iş süreçleri düşünülerek belli bir tecrübeye kadar kurulup programın standartına koyulmuştur. Tabikide sektöre göre değişimler olabilir. Bu yapıya ek geliştirmeler talep ettiğinizde, süreçleri de iyi analiz etmeniz gerekmektedir. Nasıl olsa böyle bir imkan var diye her noktaya onay koyarsanız, işinizin verimini azaltmış olursunuz.
Ama malesef, ERP kurulumlarında, bazı kısımlarda Yöneticiler onay istiyor diye her tarafa onaylar koyulmaya başlar. Her departmanın yöneticisi kendine göre onaylar ister. Günün sonunda danışmanlık firmaları da müşteri memnuniyeti için bu geliştirmeleri yaparlar. Çünkü onaylar olunca yönetici mutlu olur. Yönetici mutlu ise ERP de haliyle başarılıdır.
Ben bugüne kadar, “O kısma onay koyulursa bürokrasi artar, süreçler hantallaşır, oraya onay koyulmaz!” diyebilen bir ERP Danışmanı veya Sistem Yöneticisi malesef görmedim.
Sonuç olarak günün sonunda danışmanlık firmalarının amacı müşteriyi mutlu edip başarılı olmaktır. Çünkü Danışmanlık firmalarının başarısı, müşterinin memnuniyeti ile ölçülmektedir. Onay mekanizması aslında bu işin hilelerinden biridir. Tabikide ERP sistemlerinin başarısı sadece onay mekanizması ile ölçülmez. Ancak Onay mekanizması Tüm isteklere EVET deyip, Yöneticiyi mutlu etmenin anahtarlarından biridir– dolayısıyla bu pencereden bakınca ERP nin başarılı olmasının da anahtarlarından biridir.
Firma bünyesindeki Sistem ve Proje Yöneticilerinin kesinlikle bu oyuna gelmemeleri gerekmektedir. İş süreçlerini iyi analiz edip, kullanıcılar ile konuşmalı ve eğer onay mekanizması veya başka bir unsur verimliliği düşürüyorsa, o departmanın yöneticisini hatta ERP Danışmanını bile ikna etmeleri gerekmektedir. Yani “HAYIR” kelimesini kullanabilmelidirler.
Bence ERP’nin başarısının anahtarı gerektiğinde HAYIR diyebilmektir. Herşeye EVET diyerek kurulan bir sistemin ileride tıkandığında bir yenisi ile değiştirilmesi kaçınılmazdır.
