İş süreçlerinin giderek karmaşıklaştığı, bilgi akışının gün geçtikçe hızlandığı şu günlerde, kolektif çalışmayı mümkün kılan akıllı sistemler ve proje yönetimi araçları daha da önem kazanıyor. Bu tür etkin çözümlerin bütüncül yaklaşımı, farklı büyüklük ve sektörlerdeki şirketleri destekliyor. Şirketlerin iletişim faaliyetlerini, işlerini, dokümanlarını, terminlerini ve ekiplerini verimli bir biçimde yönetmelerine; projelerini profesyonel bir şekilde organize etmelerine katkıda bulunuyor.
Kapsamlı ve sıklıkla iç içe geçmiş projeler, çok katmanlı görevleri de beraberinde getirir ve güçlü proje yönetimi araçlarına sahip olmayı gerektirir. Her proje, şirketlerin farklı ekiplerinin etkin işbirliğine ve sür-tüşmesiz iletişime izin veren büyük ve entegre bir platforma bağlıdır. Bu nedenle, modern bir proje yönetimi yazılımı, bünyesinde, zaman planlaması yapabilmekten çok daha fazla yetenek barındırmalıdır: Yapı-landırılmış bir plan üzerinden proje yapısını takip etmeli, görev ve faaliyetler için personel ve kaynak ata-yabilmeli, tahminler ve raporlamalar yoluyla maliyetleri izleyebilmelidir. Bunların yanı sıra proje yapısının ve takviminin görsel olarak canlandırılmasına da izin vermelidir.
Günümüzde piyasada pek çok proje yönetimi uygulaması mevcut. Bu araçların nitelikleri ve kullanıcıların bu araçlardan sağlayacağı faydalar ise çok geniş bir yelpazede değerlendirilebilir. Özel yazılımlar ya da şirketlerin bünyelerinde geliştirilmiş çözümlerin kullanımı sık sık mükerrer kayıtlara, gereksiz veri depola-maya ve pek çok arayüz oluşturulması ihtiyacına yol açtığı halde eksiksiz bir ERP sistemine entegre proje yönetimi araçları, günlük iş akışlarında önemli bir sinerji yaratır.
Proje yönetimi ve ERP
Projenin planlama ve yürütülmesi aşamalarında diğer iş süreçleri ve departmanlar ile bir çok keşisim noktası mevcuttur. Bir bütünleşik kurumsal yazılımda projeler ve şirketler arasındaki çok sayıda süreç, fonksiyon alanı ve veri kaynağı etkileşim halindedir:
Merkezden yönetilen veriler iki yönlü kullanılabilir. Örneğin, doğrudan proje yönetimi aracından dışarıya bir iş emri oluşturulabilir ya da tam tersi, üretim planlama ve kontrolü için yaratılan iş emri aracı bir projeye atanabilir.
Proje yönetimi tarafından yaratılan termin ve görevler çalışanlara hemen iletilir ayrıca şirket ça-pındaki termin çizelgesine otomatik olarak kaydedilir.
Malzeme planlama modülü sayesinde, olası gecikmeleri bertaraf ederek, teslimatlarınızı terminlerinize sadık kalarak ve gecikme olmaksızın yapabilirsiniz.
Proje ile ilgili belge depolama ve bu belgelere erişim daima mümkündür. Herhangi bir birim tara-fından kaydedilen belgeler, daha önce yetkilendirilmiş tüm birimlerin erişimine açıktır. Böylece örneğin, üretimde ihtiyaç duyulan bir CAD çizimi, gerekli bir bileşenin siparişi ya da projeye özel bir aktiviteye ilişkin hesaplamalar projenin „Belgelerim“ klasörüne de kaydedilir.
Kapsamlı bir proje kontrolü her zaman mümkündür: ERP’de mevcut veri setine dayanarak plan – fiili karşılaştırmaları yapılabilir ve maliyet sapmaları erken tespit edilebilir. En detaylı verilere bile gerçek zamanlı olarak ulaşılabilir. (Örneğin bir faaliyetin malzeme maliyetine ya da bir kaynağın performans maliyetine) Bunlar Genel Tablolar için yeniden, kademeli olarak toplanabilir ve açıkça gösterilebilir. Proje izleme ve proje durumunun anlık takibi için aynı anda istenilen sayıda zemin oluşturulabilir ve terminler ya da iş paketleri gibi farklı yönleri bakımından karşılaştırılabilir.
Bir uygulama örneği: Bir sistemde projeler, belgeler ve iletişim
Bir ERP sistemi standart yapısında kendine özgü, bütünüyle entegre bir proje yönetimi uygulaması içeri-yorsa ideal durumda, bu proje yönetimi uygulamasının diğer tüm modüllerin merkezinde olması ve bunlarla iletişim kurması beklenir. Ayrıca ERP sisteminin entegrasyonu, malzeme tedariğive satın almadan üretim planlama ve kontrolüne kadar tüm döngüyü kapsar. Sisteme özgü ek fonksiyonel alanlar, -örneğin iletişim ve belge yönetimi için- bu bağlamda bilgi sağlayıcı ve alıcı olarak hareket eder. IAS’nin ERP yazılımı caniasERP, bu özelliklere sahip, bütüncül bir çözümdür.
caniasERP sisteminde bir satış belgesi temelinde yeni bir proje sunmak ya da proje simülasyonu başlatmak mümkündür. Proje yönetimi uygulaması, teslim tarihlerini satıştan itibaren gözönüne alır ve bunları yeni bir termin tarihi olarak akış planına yerleştirir. Bir proje üretim planlama ve kontrol alanında beliren bir ihtiyacı karşılıyorsa, iş emrini buna göre planlamak mümkündür; böylece üretim ancak projenin bitiminden sonra başlayacak şekilde planlanabilir. Aynı zamanda proje yönetimi uygulamasında, bir projenin ihtiyaçlarını karşılaması gereken iş emirleri oluşturulabilir.
Bir projeye ait tüm belgeleri şeffaf bir biçimde yönetebilmek için bunların, merkezi olarak ve o anki projeye referans verilerek saklanması önemlidir. Proje numarası girerek ya da proje kodu vererek tüm dosyaları kolay ve hızlı bir biçimde bulabilirsiniz. Bunlar satış sırasında projeye atanmış siparişlerin yanı sıra ürün ağacında proje ile ilgili çizimler, satış belgeleri ya da projeye özgü üretim verileri de olabilir. Böylece doküman yönetimi modülünde depolanan tüm bilgilere ERP sistemindeki diğer modüllerden erişilebilir ve yapılandırılmış bir bilgi yönetimi sağlamak mümkün olur.
Proje ve belgelerin organizasyonunun ötesinde ERP sistemi, şirket çapında iletişim ve koordinasyonun sorumluluğunu da üstlenir. Örneğin, proje planında tanımlanmış olan, kaynakları ve personeli belirlenmiş faaliyetler, somut görevler olarak kayıtlıdır. Bu projeye özgü görevler, bu iş için atanmış personele „Collaborator“ modülünün görev yöneticisinde otomatik olarak gösterilir ve ajandaya ya da şirket çizelge-sine kaydedilir. Böylece her çalışan, hangi iş planına dahil edildiğini derhal öğrenmiş olur. Proje yönetimi uygulamasındaki değişikliklerle, -örneğin yeni bir zamanlama- Collaborator modülündeki ilgili görevler de otomatik olarak değişir. Böylece meydana gelen değişiklikler, ilgili proje paydaşlarına doğrudan bildirilebilir.
Entegre bir proje yönetimi uygulaması, analiz amacıyla da verileri İş Zekası (BI) çözümlerine iletebilir.
Bu pratik örneklerden de anlayabileceğimiz gibitam entegre bir sistemin organizasyonun tamamına önemli bir katma değer sağlayacağı açıktır.
Bir merkezi nokta olarak ERP: Şirketler için daha fazla katma değer
Merkezi ve bütünleşik bir platform olarak kullanılan ve “yaşayan” bir “collaborative” kurumsal yazılım, şirket çalışanlarını, süreçleri verimli yürütmeleri konusunda ve bunun için ilgili verileri gerçek zamanlı olarak kullanmaları konusunda destekler. Ayrıca hızlı ve eş zamanlı güvenilir bildirimlerin yanı sıra şirketle ilgili kritik gelişmelere ilişkin erken sinyaller, çevik kurumsal yönetime önemli katkılarda bulunur. Operasyonel alanda ve kurumsal yönetişim alanında ortaya çıkacak somut avantajların neler olduğu, aşağıda gösterilmiştir.
Proje yönetiminde gözönünde tutulması gereken noktalar nelerdir?
Bir ERP sistemine, bir proje yönetimi uygulamasının sağlayacağı tüm avantajlarla ve bütünüyle entegre bir şekilde sahip olup bu durumun sürekliliğini sağlamaya istekli olan işletmelerin, birkaç önemli faktörü dikkate alması gerekir.
Proje yönetimi, bir yazılımın „giriş“ ya da „özet“i değildir: Yeni bir IT sistemine geçişte kritik başarı koşulu daima, sistemin tüm proje katılımcıları tarafından kabul görmüş olmasıdır. Bu noktada ekipleri ve yönetici-lerini belirleyip ekip içindeki sorumlulukların yanı sıra görevleri de mümkün olduğunca açık ve net bir biçimde ortaya koymak hayati önem taşır. Bu nedenle projeye katılan personelin tamamının, proje yönetim araçlarına ilişkin gerekli bilgiye sahip olması sağlanmalıdır. Proje adımlarının ve proje takviminin yanı sıra kaynak yönetimi araçları ile iyi bir bağlantı, olmazsa olmazlardandır.
Özellikle kısıtlı IT bütçelerine sahip KOBİ’ler, maliyetler konusunda açıkça aydınlatılmış olmalıdır: Bir entegre proje yönetimi uygulaması satın alırken, yazılımcı firmanın fiyatlandırma politikasına bağlı olarak lisanslar, ek eğitimler ve oryantasyon faaliyetlerinin yanı sıra şirkete özel iş süreçlerine olası uyarlamalar için de ekstra maliyetler çıkabilir.
Kapsamlı ve olasılıkla uluslararası proje firmaları ile çalışmaya hazırlanan büyük şirketlerin, süreçlerin, bilgilerin ve organizasyon birimlerinin kapsamlı bir ağ oluşturduğu yapıların genellikle yoğun bir karmaşayı da beraberinde getirdiğini bilmesi ve bu duruma hazırlıklı olması gerekir. Fakat bu karmaşa çözümsüz değildir ve örneğin, şirket çapında kullanılan ve “cockpit” dediğimiz özet bilgi ekranları yardımıyla yönetilebilir bir düzeye indirgenebilir. “Cockpit”ler sundukları bilgiler sayesinde 360 derecelik bir genel bakış sağlayabilirler. Bu konuları hesaba katan şirketler, entegre proje ve doküman yönetiminin yanı sıra iletişim konusunda da ek araçları bulunan bir ERP sistemi ile büyük oranda verimlilik artışı sağlayabilirler. Özellikle bugünün dijital dünyasında zekice kullanılan bilgiler ve verimli iş süreçleri şirketlere, proje başarısını güvence altına alan güvenilir bir yol sunar.
Proje yönetiminin şirket kültürünün ve şirketin geleceğinin en önemli yapıtaşlarından olduğunu unutmamak gerekir.
